Factuur - documentair bewijs van een overeenkomst tussen de leverancier en de koper om goederen te kopen of bepaalde diensten te verlenen. De mogelijkheid om de meest geschikte weergaveoptie voor partners te kiezen, zal nuttig zijn voor beide geïnteresseerde partijen.
Het is nodig
- - PC met geïnstalleerd Windows-besturingssysteem en internettoegang;
- - Microsoft Excel-programma;
- - Printer;
- - scanner;
- - Faxen;
- - stempel van een organisatie of individuele ondernemer;
- - Postenvelop;
- - bericht van bezorging van het poststuk;
- - een vulpen.
instructies:
Stap 1
Bereid uw originele factuur voor. Vorm het in Excel, druk het af op een printer, beëdig het met de handtekeningen van het hoofd en de hoofdaccountant van de onderneming. Verzegel het document met het zegel van een rechtspersoon of individuele ondernemer.
Stap 2
Als een individuele ondernemer of een hoofd van een bedrijf dat de functie van hoofdaccountant vervult, een factuur uitgeeft, zet hij twee keer zijn handtekening, dit voor beide functies die hij bekleedt.
Stap 3
De gescande factuur is een voldoende basis voor betaling. Een kopie van het document wordt per e-mail naar de klant of de koper van de goederen gestuurd met de daaropvolgende verstrekking van het origineel aan hem. Zo'n verrekeningsmogelijkheid is handig voor partners die op grote afstand van elkaar zitten.
Stap 4
Indien de betaler zich in het buitenland bevindt, volstaat de elektronische versie van de factuur. In dergelijke gevallen wordt aangegeven dat het document in elektronische vorm is ingediend en geldig is zonder handtekeningen en zegels. Alle acties worden door partners besproken en in onderling overleg toegepast.
Stap 5
Als u een factuur per fax verzendt, voert u het document in, kiest u het nummer van de partner en verzendt u het bericht. Ontvang een bevestiging van levering. Bevinden partners zich in dezelfde stad of op korte afstand, bezorg dan zelf de originele factuur of maak gebruik van een koeriersdienst.
Stap 6
Het versturen van de originele factuur per post is de meest populaire, goedkope, maar tijdrovende optie. Bezoek het postkantoor dat het dichtst bij u in de buurt is. Sluit het document in een A4-envelop, schrijf het adres van de ontvanger en de afzender in het juiste formulier. Betaal voor portokosten en stuur een factuur naar uw partner door een eenvoudig of aangepast bericht te kiezen. Houd er rekening mee dat eenvoudige mailings de ontvanger sneller bereiken. Vul het bericht van bezorging van de brief aan de geadresseerde in. Dit vereist een kleine meerprijs, maar het zorgt voor betrouwbaarheid en gemoedsrust.
