Het belangrijkste instrument voor het beheren van de financiële stromen van een bedrijf is de lopende rekening. Haar competente leiding zorgt voor tijdige afrekeningen met zakenpartners, leveranciers en aannemers, medewerkers van de organisatie en het budget. De regulering van niet-contante betalingen kan worden onderverdeeld in 2 blokken: de uitvoering van transacties op de lopende rekening en hun weerspiegeling in de boekhoudkundige rekeningen.
instructies:
Stap 1
Kleine bedrijven hebben in de regel geen speciale problemen met de organisatie van betalingen: de financieel medewerker maakt bestellingen, neemt ze mee naar de bank of geeft ze elektronisch door via het Client-Bank-systeem, ontvangt afschriften en boekt ze in het boekhoudprogramma. Als we het hebben over een houdstermaatschappij die enkele tientallen rechtspersonen verenigt, is een systeem nodig om de lopende rekening te beheren.
Stap 2
Organiseer de boekhouding van documenten die voor betaling zijn ontvangen van verschillende afdelingen van het bedrijf: registreer ze in een speciaal journaal of elektronisch bestand met lokale netwerktoegang. Bewaar de rekeningen, specificaties, servicenota's en andere toepassingen voor het overboeken van geld in verschillende opslagapparaten over het relevante onderwerp: belastingen, salarissen, betalingen aan hoofdleveranciers, energiekosten, leningafrekeningen, enz.
Stap 3
Controleer bij het uitvoeren van betalingsopdrachten zorgvuldig de bankgegevens van de ontvanger, het bedrag van de betaling en het doel ervan. Niemand is gevrijwaard van fouten. Voeg daarom bij het indienen van kant-en-klare betalingen ter verificatie en ondertekening bij elke opdracht het primaire document op basis waarvan deze is opgesteld.
Stap 4
Voor medewerkers die een verzoek tot betaling van eventuele onkosten hebben achtergelaten, is het in de regel van belang om de datum en het nummer van de betalingsopdracht te kennen. Om niet te worden afgeleid door zoekopdrachten bij elke vraag, houdt u dagelijks een geconsolideerd register bij van transacties op de lopende rekening. Het moet informatie bevatten over de ontvanger, het bedrag en het doel van de betaling, met veel rechtspersonen in het bedrijf - over de betaler, evenals het bestelnummer.
Stap 5
Een dergelijk transactieregister kan handmatig worden samengesteld, maar de geautomatiseerde versie zal het meest optimaal zijn. De meeste boekhoudsoftware heeft een vergelijkbare functie, of het is mogelijk om deze aan te maken.
Stap 6
Bewaar voor het gemak een overzicht van betalingen in een gedeeld bestand, of plaats het kant-en-klaar op het lokale netwerk van uw organisatie. Op deze manier kunnen alle geïnteresseerden de informatie krijgen die ze nodig hebben.
Stap 7
Om de deadlines voor reguliere betalingen niet te missen, stelt u een kalender op voor geplande uitgaven: belastingen, rentebetalingen op leningen, reguliere tranches onder contracten, enz.
Stap 8
Om transacties op de lopende rekening correct weer te geven in de boekhouding, stemt u met de hoofdaccountant in op het schrijven van standaardtransacties en concentreert u zich daarop bij het boeken van bankafschriften.
Stap 9
Zorg ervoor dat u het "Client-Bank"-systeem installeert. Hiermee kunt u dagelijkse verplaatsingen naar de bank vermijden en betalingen versnellen, aangezien de bankbediende ze niet handmatig hoeft te verwerken. Vrijwel al deze programma's ondersteunen uitwisselingsfuncties met boekhoudprogramma's: het laden van betalingsopdrachten en het lossen van afschriften.
Stap 10
Natuurlijk annuleert de automatisering van de afwikkeling geen papieren documenten, dus vergeet niet om regelmatig rekeningafschriften van de bank te ontvangen en over te dragen naar de boekhoudafdeling.
