Documentstroom in de boekhouding is de voorbereiding of ontvangst van primaire boekhouddocumenten, hun ordelijke verplaatsing door divisies, acceptatie voor boekhouding, verplichte verwerking en daaropvolgende overdracht naar het archief. In organisaties wordt de verplaatsing van documenten bepaald door het documentstroomschema.
Voor alle primaire documenten in de boekhouding zijn er verschillende workflowstadia. De eerste en belangrijkste is de voorbereiding van een boekhoudingsdocument onmiddellijk op het moment van een zakelijke transactie of onmiddellijk na de voltooiing ervan. De registratie van de exploitatie van een economische activiteit vindt plaats in overeenstemming met de gestelde eisen. Alle functionarissen die de primaire documenten hebben gemaakt en ondertekend, zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie in deze documenten.
De tweede fase is de overdracht van voltooide primaire boekhouddocumenten naar de boekhoudafdeling. De accountant is verplicht de inhoud, volledigheid en juistheid van de opstelling te controleren en vervolgens een rekenkundige controle uit te voeren. Verder worden de primaire boekhouddocumenten verwerkt. Tegelijkertijd worden natuurlijke indicatoren omgezet in monetaire maatstaven. Dit proces wordt belastingheffing of prijsstelling genoemd.
Vervolgens worden de documenten geselecteerd op basis van hun economische inhoud (bijvoorbeeld loonlijst, ontvangsten en uitgaven van afgewerkte producten, enz.) en geven ze de toewijzing van de rekening door. In dit stadium geven ze de correspondentie van boekhoudrekeningen voor deze zakelijke transactie aan. Verder wordt het primaire boekhouddocument en de daarin opgenomen informatie over de zakelijke transactie in het boekhoudregister opgenomen. Dan moeten de documenten voor opslag naar het archief.
Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdaccountant om planningen en werkstroomschema's op te stellen op basis van de specifieke kenmerken van de economische activiteiten van de organisatie. Het schema moet worden goedgekeurd door het hoofd van de organisatie. Er is geen uniform formulier voor een dergelijk document. Er zijn echter de belangrijkste punten waarmee rekening moet worden gehouden bij het samenstellen: het werkstroomschema moet het optimale aantal afdelingen weergeven voor het passeren van elk primair document en het minimum van zijn aanwezigheid in elke afdeling bepalen.
Deze lokale regelgeving wordt opgesteld in de vorm van een schema of een lijst van primaire boekhoudbescheiden die door afdelingen moeten worden ingediend. Het is noodzakelijk om de artiesten aan te geven; weerspiegelen welke documenten de afdelingen moeten uitwisselen en in welk tijdsbestek. Een efficiënt georganiseerde workflow zorgt voor een tijdige uitvoering van jaarrekeningen.
Medewerkers van de organisatie zijn verplicht zich te houden aan de gestelde deadlines voor documentstroom. De hoofdaccountant ziet toe op de naleving van de planning.
