De vrachtbrief is een officieel begeleidend document dat wordt gebruikt bij het vervoer van goederen door wegvervoerbedrijven. Verkeerd invullen kan leiden tot problemen met de regelgevende instanties.
instructies:
Stap 1
Over het algemeen wordt het TTN ingevuld door drie partijen: de afzender, de vervoerder en de geadresseerde. Elk van hen moet de overeenkomstige regels van het document zo correct mogelijk invullen.
Nog voor het laden van het voertuig voert de afzender zijn gegevens in het document in, geeft de vuldatum aan en kent het document een nummer toe.
Stap 2
Daarnaast worden de volgende velden ingevuld door de afzender: de naam van de geadresseerde, afzender en betaler, evenals al hun gegevens.
Stap 3
Vervolgens wordt de tabel van de vervoerde goederen ingevuld, met vermelding van de naam van de goederen, hoeveelheid, prijs, maateenheid, enz. Ook de totale hoeveelheid goederen, hun totaalbedrag en het totaal te betalen bedrag (in woorden) worden vermeld.
Stap 4
Als het voor de terbeschikkingstelling van goederen noodzakelijk is om aanvullende kenmerken aan te geven, dan moet de TTN vergezeld gaan van de relevante documenten.
Stap 5
Op basis van de "Vrachtbrief" is het ook noodzakelijk om de gegevens van de vervoerder in te vullen, als er meerdere vluchten nodig zijn om het transport uit te voeren, dan wordt hun nummer aangegeven in het daarvoor bestemde veld.
Stap 6
Het document wordt gewaarmerkt door de handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor de verzending van de goederen, evenals de handtekening van de hoofdaccountant.
Aan het einde is het noodzakelijk om de velden in de secties "Goederen werden vrijgegeven" en "Goederen aanvaard voor vervoer" in te vullen.
Stap 7
De ontvanger vult de volgende velden in:
• De organisatie die de loswerkzaamheden uitvoert, het begin- en eindtijdstip van het lossen,
• De chauffeur certificeert door middel van handtekening het feit van aflevering van de lading en de overdracht ervan aan de geadresseerde, • De gegevens van de persoon die de lading heeft aangenomen worden ingevuld, de ontvangst van de lading door de geadresseerde wordt geregistreerd door zijn stempel.
Stap 8
Bij een discrepantie tussen de in de TTN genoemde gegevens, de feitelijk geleverde lading, stelt de ontvanger een akte op voor de latere indiening van vorderingen bij de leverancier.
De afzender en de geadresseerde zijn als enige verantwoordelijk voor het correct opmaken van de vrachtbrief. TTN wordt opgemaakt in vier exemplaren.
Stap 9
Bij het invullen van het TTN moet de vervoerder aangeven: de afstand waarover de lading is vervoerd, de expeditiecode, het bedrag dat aan de chauffeur in rekening wordt gebracht voor de verrichte werkzaamheden, etc.
Indien de chauffeur betrokken is bij het laden en lossen van lading, dan dienen deze werkzaamheden tot uiting te komen in de overeenkomst tussen de vervoerder en de afzender (ontvanger) en apart te worden betaald.
Nadat de chauffeur de ingevulde documenten over het laden en lossen van de goederen heeft ontvangen, wordt het transportproces als voltooid beschouwd.
