Elke verplaatsing van goederen van een leverancier naar een consument moet goed worden gedocumenteerd; hiervoor worden een aantal verzenddocumenten gebruikt die de transportregels en de leveringsvoorwaarden van de goederen regelen.
instructies:
Stap 1
De vrachtbrief hoort bij de vrachtbrieven, die kunnen worden gebruikt als ontvangsten en debetopdrachten. Dit document moet correct zijn opgemaakt. De factuur moet informatie bevatten over het product, de hoeveelheid, de prijs voor elk artikel en het totale bedrag, het nummer en de datum van afgifte van het document moeten worden vermeld. De vrachtbrief wordt opgemaakt door de verantwoordelijke personen wanneer de goederen worden vrijgegeven in het magazijn en wanneer ze worden ontvangen bij de handelsorganisatie, deze moet worden gecertificeerd met ronde zegels van de leverancier en ontvanger.
Stap 2
Registratie van de ontvangen goederen vindt plaats op basis van artikel 2.1. "Methodologische aanbevelingen voor de boekhouding en registratie van de ontvangst, opslag en vrijgave van goederen in handelsorganisaties". Alle begeleidende documenten (factuur, vrachtbrief, enz.) zijn afgestempeld en alle ontvangsten worden geregistreerd in het "Goederenontvangstdagboek", dat de naam, het nummer en de datum van het ontvangstdocument aangeeft, evenals informatie over het product. Na acceptatie van de goederen kunnen de gegevens in de begeleidende documenten niet meer worden herzien. De goederen moeten worden geactiveerd op de dag van ontvangst, anders wordt er een aantekening gemaakt in het goederenrapport waarin de redenen worden vermeld voor de onmogelijkheid om de goederen op de dag van daadwerkelijke ontvangst te posten.
Stap 3
In het geval dat de ontvangen goederen niet overeenkomen met de documentenlijst, wordt deze aanvaard door een speciale commissie en wordt een "Acceptatiewet" opgesteld. Indien de afwijkingen betrekking hebben op de kwantiteit en kwaliteit van de goederen, wordt een "Wet vaststelling afwijkingen in kwaliteit en kwantiteit bij aanvaarding voorraadartikelen" opgesteld, in aanwezigheid van de vertegenwoordigers van de leverancier en de materieel verantwoordelijke. Als er een overschot aan goederen wordt gevonden, is de aanwezigheid van vertegenwoordigers van de leverancier optioneel.
