Het management van een onderneming moet bij haar activiteiten rekening houden met vele factoren, zowel extern als intern. Niet alle plannen worden uitgevoerd zoals bedoeld. Bij het oplossen van de opgedragen taken kunnen medewerkers onbedoeld fouten maken of zich terugtrekken uit de aan hen opgedragen taken. Daarom moet de manager dagelijks controlefuncties uitvoeren.
Waar dient controle voor?
De activiteiten van een organisatie, of het nu een bedrijfsstructuur of een overheidsinstelling is, vinden voortdurend plaats in een veranderende omgeving. Een van de functies van het managementapparaat is om met dergelijke veranderingen rekening te houden en productieprocessen bij te sturen. Tegelijkertijd moet de manager het personeel goed organiseren en motiveren om huidige en toekomstige taken uit te voeren.
Regelmatige en geplande controle over de activiteiten van ondergeschikten is een integrale functie van het management. Zo signaleer je tijdig tekortkomingen in het werk van medewerkers, ontdek je fouten en misrekeningen. Niet alle verstoringen in de bedrijfsvoering van een onderneming zijn te wijten aan foutieve handelingen van personeel. Soms worden de fouten door de managers zelf gemaakt, bijvoorbeeld door de betekenis van opdrachten van bovenaf te vervormen.
Sturing vanuit de directie is een helder en doordacht stelsel van maatregelen om de juistheid van de uitvoering van instructies en opdrachten van de directie te verifiëren. Dit concept omvat ook het toezicht op de strikte uitvoering van hun functionele taken door medewerkers. In een organisatie waar een aanzienlijk deel van het werk wordt uitgevoerd door mensen, en niet door machines en mechanismen, is controle direct gerelateerd aan het concept van macht en administratieve regulering van activiteiten.
Controle als managementfunctie
De taak van het controlesysteem is om een aantal normen vast te stellen waarmee werknemers moeten worden begeleid bij hun activiteiten. Om de controle effectief te laten zijn, zijn benchmarks nodig waarmee de manager de prestaties van elke medewerker kan beoordelen. Het verschil tussen de norm en de behaalde prestatie dient de basis te zijn voor het aanpassen van werkprocessen.
Controlefuncties in het management treden al in werking in het stadium van de planning van de activiteiten van de organisatie. Bij het opstellen van werkplannen voor afdelingen moeten managers hierin voorzien in verificatiemaatregelen, met vermelding van de timing van hun implementatie en de persoon die verantwoordelijk is voor de implementatie. Het geplande karakter van de controle maakt het mogelijk om een audit van activiteiten niet van geval tot geval uit te voeren, maar op een systematische manier.
Het uiteindelijke doel van beheersing is het bereiken van een stand van zaken waarin het management van de organisatie is gericht op het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van prestatie-indicatoren. Bij het plannen van controleactiviteiten moet de manager rekening houden met de psychologische kenmerken van individuele medewerkers en het team als geheel. Een onjuist gestructureerd inspectiesysteem kan een negatief effect hebben op het personeel, kan leiden tot een afname van de motivatie en een toename van de spanning.
