Het uitbesteden van boekhoudkundige functies wordt steeds vaker beoefend door Russische ondernemers. Dit komt door een aantal voordelen die een bedrijfsorganisatie met uitbesteding van boekhoudkundige diensten heeft.
Voordelen en beperkingen van uitbestede boekhouding
In de westerse praktijk is een schema waarin boekhoudfuncties worden overgedragen aan een derde partij behoorlijk populair. In Rusland maken ze voorlopig liever gebruik van de diensten van fulltime accountants. Ondertussen is de belangstelling voor outsourcingdiensten aanzienlijk toegenomen tijdens de crisisperiode in de economie. Feit is dat de hoofdtaak in deze periode de maximale kostenoptimalisatie was. En het resultaat van het uitbesteden van de boekhouding is het minimaliseren van de kosten van het salarisfonds en het in stand houden van fulltime accountants. Dit heeft geleid tot een toename van de aantrekkelijkheid van outsourcing bij zowel grote holdings als kleine bedrijven.
Heeft uitbestede boekhouding en andere voordelen. Dit met name het verhogen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verslaglegging en het minimaliseren van kosten voor de organisatorische aspecten van de boekhouding. Hierdoor kan het management zich concentreren op de belangrijkste aspecten van bedrijfsontwikkeling, omdat: hij moet controle uitoefenen over het resultaat, niet over het proces.
Uitbestede boekhouding stelt u in staat om de procedure voor het passeren van belastingcontroles te vereenvoudigen, belastinginspecteurs zullen communiceren met het aannemersbedrijf. Ook kunnen externe accountants niet op het meest ongelegen moment ziek worden of met zwangerschapsverlof gaan.
Tot nu toe is de houding ten opzichte van het uitbesteden van boekhoudkundige diensten bij Russische bedrijven echter nogal terughoudend. Dit vanwege de noodzaak om vertrouwelijke gegevens over te dragen aan een extern bedrijf. Opgemerkt moet worden dat uitbesteding van de boekhouding alleen mogelijk is als er "witte" rapportage wordt voorbereid.
Het uitbestedingsmodel kan ook leiden tot een afname van de efficiëntie van het verkrijgen van de benodigde informatie, daarom is het niet erg populair bij grote bedrijven. Bij een aanzienlijk aantal transacties kan een dergelijke boekhouding duurder zijn dan de reguliere boekhouding.
Taken die uitbestede boekhouding oplost
Outsourcing kan zowel individuele boekhoudfuncties als een volledig dienstenpakket omvatten. Typische taken van het uitbesteden van boekhouding zijn onder meer:
- bijhouden van boekhouding en fiscale boekhouding, waaronder boekhouding van uitgaven bij leveranciers, debiteuren, boekhouding van lonen, operaties met vaste activa, enz., berekening van verzekeringspremies, enz.;
- opmaken van betalingsdocumenten;
- voorbereiding van de nodige rapportage, die wordt ingediend bij de IFTS, Pensioenfonds van de Russische Federatie, FSS, Rosstat;
- planning en economische functies;
- behartigen van de belangen van het bedrijf bij inspecties etc.
Veel mensen geloven dat je door het uitbesteden van de boekhouding het bestaan ervan kunt vergeten. In feite is dit niet het geval, aangezien een deel van de processen blijft onder controle van het klantbedrijf.
Het is erg belangrijk om zoveel mogelijk de verantwoordelijkheidsgebieden van het outsourcingbedrijf en de klant van diensten voor te schrijven, evenals de manieren van hun interactie. Een handige manier om met outsourcingbedrijven samen te werken, is door gebruik te maken van het bank-cliëntsysteem. In dit geval bereiden externe accountants betaalopdrachten voor, terwijl de bevoegdheid om documenten te ondertekenen (goed te keuren) bij de CEO blijft. Evenzo wordt interactie opgebouwd met systemen voor het verzenden van elektronische rapportage.
