Commerciële of industriële ondernemingen slaan voorraadartikelen op in speciaal uitgeruste magazijnen. Als de onderneming groot is, kan het aantal opslageenheden in de honderdduizenden of zelfs miljoenen lopen. Daarom is het erg belangrijk om de boekhouding van opslag en verplaatsing van materiële activa in het magazijn goed te organiseren.
Magazijnapparatuur
Voordat materiële activa die plaatsing en opslag vereisen, arriveren, is het noodzakelijk om een speciale ruimte voor een magazijn te vinden en deze uit te rusten met alle benodigde apparatuur, afhankelijk van welke goederen in het magazijn zullen worden opgeslagen. Speciale apparatuur zorgt voor hun veiligheid.
Huur dan gespecialiseerde winkeliers in die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen en opslaan van de voorraad. Met elk van hen is het noodzakelijk om een aanvullende overeenkomst over materiële aansprakelijkheid te sluiten, waarna hen wordt geïnstrueerd en vertrouwd met de procedure voor het bijhouden van de administratie en met die documenten en formulieren volgens welke materiële waarden worden vastgelegd. Als het volume aan magazijnvoorraden groot is, kun je niet zonder computers en gespecialiseerde software. Het is echter beter om in ieder geval geautomatiseerde boekhouding van materiële activa in een magazijn van een handelsonderneming in te voeren.
Organisatie van magazijnboekhouding
Materiële personen houden een administratie bij van producten en goederen in het magazijn volgens de opslagregels naar soort en kwaliteit. De boekhouding kan, afhankelijk van het soort goederen, zowel kwantitatief als monetair worden uitgevoerd. In dit geval wordt voor elk voorraadlijstnummer van goederen een "Magazijnboekhoudingskaart" ingevuld, de uitgifte ervan aan de materieel verantwoordelijke personen gebeurt tegen ondertekening in een apart tijdschrift of register van uitgiftekaarten.
Voor goederen die sinds vorig jaar zijn opgeslagen en in het lopende jaar in het magazijn zijn ontvangen, worden aparte kaarten uitgegeven. Elke kaart geeft de opslaglocatie van dit product aan, met vermelding van het nummer van het magazijn en het rek. Boekhouding kan niet met kaarten worden uitgevoerd, maar in speciale "Boeken van magazijnboekhouding".
Verantwoordelijk voor opslag - de magazijnbeheerder moet dagelijks wijzigingen aanbrengen in de boekhoudkaarten op basis van eenmalige documenten, waarbij de rest na elke dergelijke invoer wordt weergegeven. Het is zijn verantwoordelijkheid om uitgavenstaten van materiële activa op te stellen, hun gegevens moeten uiterlijk op de eerste dag van de maand volgend op de rapportagemaand op gesloten kaarten worden ingevoerd.
De magazijnbeheerder volgt de situatie voortdurend op en informeert het management over de afname van de benodigde voorraad goederen of, omgekeerd, over hun overtollige hoeveelheid. Elke maand dient hij bij de boekhoudafdeling van de onderneming een "Verslag over de beweging van materiële activa" in met de bijlage van primaire documenten die de ontvangst en het verbruik van goederen bevestigen.
