Het voorbereiden en indienen van dossiers bij het archief is een integraal onderdeel van de workflow. Hun registratie begint in de organisatie vanaf het moment dat de documenten zijn gedeponeerd en eindigt met de overdracht naar het archief aan het einde van het kalenderjaar of bewaartermijnen. In sommige gevallen worden dossiers langer dan een jaar bewaard. Dit zijn bijvoorbeeld documenten met betrekking tot personeelsdossiers.
instructies:
Stap 1
Om ervoor te zorgen dat de procedure voor het indienen van zaken in het archief niet veel tijd kost, moet u de regels voor hun registratie volgen tijdens de huidige workflow. Bij het overbrengen van koffers naar het archief voor (tijdelijke) opslag dient u documenten, nummerbladen aan elkaar te hechten, een definitief opschrift te maken, indien voorzien in werkinstructies, en tevens een interne inventaris op te maken.
Stap 2
Tegelijkertijd worden de naam van de organisatie of onderneming, de index volgens de nomenclatuur van de zaken, de datum van opening en sluiting van de zaak, evenals de bewaartermijn aangegeven op de titelpagina van het dossier dat wordt overhandigd naar het archief.
Stap 3
De te archiveren documenten worden in een aparte hardcover map gearchiveerd. Als het document van bijzondere waarde is, wordt het in de regel niet genaaid, maar in een map of envelop gedaan en aan het hoesje gehecht. Aan het einde van de gestikte en genummerde doos wordt een attestblad geplaatst en aan het begin - een interne inventaris. In dit geval mag de dikte van de behuizing niet groter zijn dan 40 mm en mag het aantal vellen niet groter zijn dan 250.
Stap 4
Voor zaken die permanent in het archief worden bewaard, maar ook tijdelijk, maar niet minder dan 10 jaar, wordt een inventarisatie gemaakt voor de overdracht van zaken naar het archief. Tegelijkertijd wordt een aparte inventaris opgemaakt voor documenten die betrekking hebben op de personeelsadministratie. De namen van zaken worden erin ingevoerd, die elk een volgnummer krijgen, en er wordt ook een nomenclatuurcode aangegeven. Inventarisatie vindt plaats in tweevoud als de bestanden in het archief van de organisatie blijven. Als de bestanden naar het rijksarchief moeten worden overgebracht, moeten er vier exemplaren zijn.
Stap 5
Zaken die na voltooiing minder dan 10 jaar worden bewaard, kunnen naar goeddunken van het management van de organisatie worden gearchiveerd. De noodzaak om zaken in te dienen hangt af van de werklast van het archief, de frequentie van toegang tot oude documenten, enz.
