Deelname aan tentoonstellingen en beurzen is een belangrijk mechanisme om een product of dienst van een organisatie op de markt te promoten. Daarom moet de voorbereiding op deelname op een speciale manier plaatsvinden. Er zijn geen kleinigheden in deze activiteit, omdat elk detail dat wordt blootgesteld aan brede kringen van het publiek zowel positieve als negatieve resultaten kan hebben.
In de regel valt de organisatie van de presentatie van het bedrijf op tentoonstellingen op de schouders van public relations-afdelingen, perscentra en andere structurele afdelingen die betrokken zijn bij tentoonstellings- en beursactiviteiten. Als er geen arbeidsreserves zijn, dan is het hele bedrijf betrokken bij de organisatie, van het management tot het kantoorpersoneel.
De presentatie van een bedrijf hangt voor een groot deel af van de aard van de beurs. Industrie-evenementen brengen in de regel cijfers van een bepaald bedrijfsgebied samen: handel, bouw, wetenschappelijke activiteit, enz. Het bedrijf moet dus klaar zijn om de prestaties van zijn partners en concurrenten op naburige stands te zien. Ook de frequentie van de tentoonstelling is van invloed op de vormgeving van de stand. Voor jaarlijkse evenementen is het onaanvaardbaar om verouderd presentatiemateriaal te gebruiken dat is ontwikkeld op basis van irrelevante informatie.
Het voorbereidingsproces voor de tentoonstelling begint enkele maanden voor de start. De eerste stap bij het maken van presentatiemateriaal is het opstellen van een concept. Dit schematische participatieplan bevat een lijst met presentatiematerialen: stands, banners, video- en audioproducten, boekjes en andere handouts. Het archief van tentoonstellingsdeelname, dat wordt samengesteld door de pr-afdelingen, zal toelaten om de optimale hoeveelheid materiaal voor te bereiden. Tegelijkertijd wordt de kostenraming voor de productie van presentatiematerialen goedgekeurd.
In dit stadium is het belangrijk om de sterke punten van het bedrijf te identificeren, d.w.z. zijn product of dienst. Concurrentievoordelen moeten duidelijk worden gecommuniceerd aan potentiële consumenten door middel van presentatiemateriaal - boekjes, banners, videoclips. We mogen speciale standinstallaties niet vergeten die op verzoek van de klant kunnen worden gemaakt - een model van nieuwe apparatuur of een visueel panorama van de materialen die worden vervaardigd. Als een bedrijf onbreekbare schalen produceert, zou het op een gespecialiseerde tentoonstelling gepast zijn om de kwaliteit van het product aan te tonen, zodat iedereen de kans krijgt om te proberen het product te beschadigen.
Daarnaast zou het ethisch verantwoord zijn om de mogelijkheid van een lang gesprek tussen een geïnteresseerde beursbezoeker en een vertegenwoordiger van het bedrijf te voorzien. Op de stand moet een blok met notities en pennen worden geplaatst, zodat iedereen aantekeningen kan maken bij het verkrijgen van de benodigde informatie. Het is wenselijk dat deze accessoires worden gemarkeerd met het bedrijfslogo.
De tweede stap is het uitwerken van conceptopties voor banners en standinstallaties. Hierbij wordt in de regel gebruik gemaakt van een bedrijfskleurenschema, lettertype en logo. De afmetingen van alle stands worden gemaakt of ingekocht rekening houdend met de grootte van de presentatiecel.
De volgende stap is de selectie van personeel om op de stand te werken. Vaak wordt de presentatie verzorgd door de medewerkers van het bedrijf. Een belangrijk pluspunt van deze aanpak is dat specialisten deskundig kunnen vertellen over de activiteiten van de organisatie en zo nodig vragen van bezoekers van de beurs kunnen beantwoorden. Extra medewerkers om deel te nemen aan de presentatie kunnen als extra's worden ingehuurd voor het uitdelen van flyers, het invullen van vragenlijsten, etc.
De effectiviteit van participatie wordt bepaald door een eenvoudige berekening van het volume van gevestigde samenwerkingsverbanden. Hoe groter de belangstelling van de beursbezoekers voor de presentatie-indeling, hoe groter het effect van de deelname van het bedrijf aan het evenement. Daarom is het beter dat de aanvraag voor deelname aan de beurs als een van de eersten wordt ingediend, zodat de deelnemer als eerste de kans krijgt om de standplaats te kiezen. Bovendien mag u de aanbiedingen van de beursorganisatoren om als speciale partner van het evenement op te treden niet weigeren. Dit voordeel zal het aantal roulaties van de naam van de organisatie tijdens de beurs doen toenemen en zal ook een positief effect hebben op het imago van het bedrijf.
