Een zakelijke brief is het belangrijkste element van zakelijke correspondentie. Het positieve imago van het bedrijf hangt af van de geletterdheid van het opgestelde document. Zakelijke brieven worden geschreven door secretaresses en assistent-managers van het bedrijf.
Een zakelijke brief opstellen
Het schrijven van een zakelijke brief heeft noodzakelijkerwijs een doel: samenwerking bieden, de verkoop aan de organisatie vergroten, het proces van betalen voor goederen versnellen, claims indienen, ergens bedanken, een deal sluiten, feliciteren. De brief moet met een specifiek doel zijn samengesteld en daarin zoveel mogelijk tot uitdrukking komen. Zorg ervoor dat u de details van het bedrijf weet waar u de brief naartoe gaat sturen. U moet het maximale weten over een potentiële partner.
Bedrijven versturen vaak veel brieven waarin goederen of diensten worden aangeboden, maar tegelijkertijd is er een minimum aan informatie over de geadresseerden. Dit is de grootste fout van alle beginnende zakenmensen. Voor de ontvanger van een brief is het immers altijd prettiger te weten dat hij persoonlijk wordt aangesproken. Een persoon bij naam aanspreken is bijvoorbeeld de basis van een succesvolle verkoopbrief. En zelfs als u de naam van de geadresseerde niet kent, kunt u in ieder geval niet het standpunt van de persoon in een verkorte versie schrijven wanneer naar hem wordt verwezen.
Zakelijk briefontwerp
Idealiter heeft elk bedrijf zijn eigen merknaam. Daarop wordt een zakelijke brief opgesteld. Het briefpapier bevat altijd de naam van de organisatie, feitelijke en wettelijke vestigingsplaats, contacten, website, e-mailadres, logo en andere informatie over de organisatie. Zakelijke briefmarges: onder, boven, rechts en links hebben standaardmaten. De linkermarge is 3 cm aangezien alle documenten naar de depot worden gestuurd. Marge rechts - 1,5 cm. Inspringing boven en onder: 1 cm.
Elke zakelijke brief begint met een korte en pakkende kop in het midden. De titel zal zeker de inhoud van de tekst onthullen. De kop van de zakelijke brief bevat: de naam van het ontvangende bedrijf met de volledige naam, evenals de functie van de ontvangende persoon (in de rechterbovenhoek). De linkerbovenhoek onder de kop is een plaats om het nummer en de datum van de registratie (uitgaande) brief aan te geven. Als een zakelijke brief als antwoordbrief is geschreven, geeft u aan op welk document deze brief reageert. De kop van een zakelijke brief wordt aangegeven na de datum en het nummer van het document. De handtekening van de afzender staat aan het einde van de brief. Ook moeten de volledige naam en functie worden geschreven.
Als de brief financiële gegevens over het bedrijf bevat, dan moet de handtekening van de hoofdaccountant ook onderaan staan. De volgorde van de handtekeningen is als volgt: eerst de handtekening van de algemeen directeur en daaronder de hoofdaccountant. Ook wordt aan het einde van de brief het officiële zegel van de organisatie op de handtekening aangebracht. Times New Roman 12e maat en enkele tussenruimte is de standaard voor formele zakelijke correspondentie. Het is gebruikelijk om een zakelijke brief, een serieus voorstel, per post te versturen en niet per fax of e-mail. De koerier bezorgt de brief persoonlijk bij de manager of secretaris. Zo'n brief moet worden aangeleverd in een grote bedrijfsenvelop, die typografisch is bedrukt. Dit alles draagt bij aan een gunstig imago van het bedrijf.
