De laatste tijd is er een tendens in het bedrijfsleven om van functioneel naar procesbeheer te gaan, waarbij de rol van het correct beschrijven en formaliseren van bedrijfsprocessen aanzienlijk toeneemt. Pas na het voltooien van deze acties kunnen we praten over het optimaliseren van bedrijfsprocessen als een middel om de efficiëntie van de onderneming te vergroten.
Het is nodig
CASE-tool waarmee u een bedrijfsproces in grafische notatie kunt formaliseren
instructies:
Stap 1
De eerste is om de naam van het beschreven proces beknopt en nauwkeurig te formuleren, die begrijpelijk moet zijn en de algemene essentie moet weerspiegelen van de reeks acties waaruit het bedrijfsproces bestaat. Bijvoorbeeld, in plaats van "Een aanvraag voor de fabricage van een product indienen voor productie en controle van de uitvoering ervan", volstaat het om het proces "Controle van productproductie" te noemen. De tweede is om het hele beschreven proces correct op te splitsen in kleinere (“atomaire”) taken of subprocesfuncties en beslissen over de volgorde van hun implementatie. Met een dergelijke splitsing zal het beschreven proces het proces op het hoogste niveau zijn. De granulariteit van het proces op hoog niveau kan variëren, maar zou voldoende moeten zijn voor het begrip van het publiek dat uw beschrijving zal gebruiken.
Stap 2
Er zijn verschillende manieren om een bedrijfsproces te beschrijven. De meest populaire daarvan is grafisch, met behulp van diagrammen gemaakt in verschillende notaties (notatie is een reeks symbolen om iets aan te duiden).
De meest voorkomende soorten notaties voor het beschrijven van bedrijfsprocessen zijn IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), enz.
Laten we ons als voorbeeld concentreren op een diagram gemaakt in BPMN-notatie (Business Process Modeling Notation) met behulp van de PowerDesigner CASE-tool (Fig. 1). De belangrijkste elementen in het diagram zijn:
1. "Proces" (functie) - een rechthoek afgerond op de hoeken;
2. "Overgang" - een pijl die processen verbindt;
3. "Oplossing" - een diamant met een vraag die alleen met "Ja" of "Nee" kan worden beantwoord;
4. Voorwaarden - tekstuele uitdrukkingen waaronder de overgang van de ene functie naar de andere wordt uitgevoerd. Voorwaarden staan altijd tussen vierkante haken. Het is soms handig om uw diagram op te splitsen in "Tracks" - verticale of horizontale secties die de afdelingen in de onderneming vertegenwoordigen of de mensen die verantwoordelijk zijn voor een specifieke functie. In dit geval moet het pictogram voor deze functie binnen zijn sectie staan. Naast de opgesomde elementen kan het diagram ook een lijst bevatten van gegevens die in- of uitgevoerd worden aan het proces, evenals links naar de regels of voorschriften volgens welke deze of gene functie wordt uitgeoefend. Een voorbeeld van de beschrijving van het bedrijfsproces "Productproductiecontrole" wordt getoond in Fig.1. Het is gemakkelijk te zien dat dit diagram erg lijkt op het stroomschema van het algoritme voor het oplossen van het probleem.
Stap 3
Een grafische beschrijving van een proces kan ook worden aangevuld met een tekstuele beschrijving van de subprocesfuncties in de vorm van een tabel met daarin de volgende kolommen: procesnaam, afdeling (proceseigenaar), procesbeschrijving, resultaat procesuitvoering. Een voorbeeld van een dergelijke beschrijving wordt getoond in Fig. 2. Indien verdere optimalisatie van het beschreven bedrijfsproces wordt verwacht, kan aan de tabel nog een kolom worden toegevoegd waarin de moeilijkheden of tekortkomingen van de momenteel uitgevoerde subprocesfuncties worden beschreven.
