Zakelijke correspondentie vereist delicatesse, vooral als het gaat om brieven aan de leverancier, omdat de reden voor het beroep niet alleen van zijn kant, maar ook van uw organisatie, de niet-nakoming van verplichtingen kan zijn.
instructies:
Stap 1
Als dit de eerste keer is dat u contact opneemt met een leverancier met de bedoeling goederen bij hem te bestellen, gebruikt u het standaard verzendclaimformulier van de organisatie. Als deze verklaring niet elektronisch op de website van de organisatie wordt geplaatst, schrijf dan een brief in een vrije stijl.
Stap 2
Als u meerdere soorten producten in verschillende hoeveelheden bestelt, plaats dan de bestelling in de vorm van een tabel met vermelding van de naam, het artikel en de kleur van het product, indien nodig. Schrijf de betalingsverplichtingen voor de bestelde goederen op, geef de leverancier de gegevens van uw organisatie, op basis van deze gegevens stelt de leverancier een contract op. Spreek aan het einde van de brief uw hoop uit op verdere wederzijds voordelige samenwerking.
Stap 3
Als uw brief aan de leverancier betrekking heeft op zijn onjuiste nakoming van zijn contractuele verplichtingen, te late levering van goederen of goederen van de verkeerde kwaliteit, kwaliteit of type, gebruik dan de zinnen "Wij informeren u met deze brief …", "Wij informeren u. …". Geef duidelijk aan waarom u het verzonden artikel niet kunt accepteren. Raadpleeg het contract of de contractaanvraag, waarin staat hoeveel stuks en wat voor goederen de leverancier u had moeten sturen. In dit geval zal het voor de leverancier gemakkelijker zijn om zijn fout te herstellen.
Stap 4
Als uw brief betrekking heeft op het onvermogen om de goederen te betalen binnen de termijn die in het contract is vastgelegd, moet u de leverancier hiervan op de meest vriendelijke, maar tegelijkertijd officiële manier op de hoogte stellen. Gebruik de zinnen "Onze excuses voor de vertraging in de betaling …", "Vanwege de huidige omstandigheden kunnen we de rekeningen niet eerder betalen …".
Stap 5
Vertel de tegenpartij precies wanneer u van plan bent de schuld aan hem af te betalen en dat uw organisatie deze verplichting gegarandeerd nakomt. Spreek aan het einde van de brief de hoop uit dat deze episode geen invloed zal hebben op uw langdurige samenwerking.
