Elk zichzelf respecterend bedrijf moet een eigen persdienst hebben. Zij is het die wordt geroepen om het imago van het bedrijf te vormen en er een competente reputatie voor te creëren. Hoe het werk van de persdienst goed organiseren?
instructies:
Stap 1
Bij het organiseren van een persdienst is het noodzakelijk om duidelijk te definiëren waarom het wordt gevormd, welke taken zullen worden uitgevoerd, hoe het zal deelnemen aan de ontwikkeling van het bedrijf.
Stap 2
Het personeel van de persdienst kan bestaan uit één tot meerdere personen - het hangt allemaal af van het type organisatie dat het bedient. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de staf van de persgroep. In grote organisaties maken persdiensten doorgaans deel uit van de PR-afdeling. In kleine bedrijven kunnen de taken van het hoofd van de PR-afdeling en de persoon die verantwoordelijk is voor de relaties met de pers door één persoon worden gecombineerd. Ondanks dat de persdienst doorgaans optreedt als vertegenwoordiger van de organisatie, dient zij alle instructies te krijgen van het hoofd van de PR-afdeling, die op zijn beurt verantwoording aflegt aan zijn management.
Stap 3
Het is belangrijk dat elke medewerker van de persdienst verantwoordelijk is voor zijn eigen takenpakket. Zo is het hoofd van de persdienst volledig verantwoordelijk voor het werk van de afdeling, leidt hij persoonlijk persconferenties en organiseert hij een cultureel programma voor journalisten.
Stap 4
De verantwoordelijkheden van de persverbindingsfunctionaris omvatten het voorbereiden van materiaal voor de pers, het beantwoorden van persvragen en het monitoren van de media. Hij neemt ook, indien nodig, maatregelen om fouten in opgaven te corrigeren of maakt passende weerleggingen. Hoewel de persvoorlichter meestal optreedt als vertegenwoordiger van de organisatie, is het beter dat het hoofd van de organisatie namens de organisatie spreekt in belangrijke zaken.
Stap 5
De persdienst heeft ook een accreditatiegroep die accreditatiekaarten uitreikt aan journalisten, een informatiepakket met documenten opstelt en aan journalisten bezorgt, enz.
Stap 6
De persdienst kan ook een eigen creatieve groep hebben, waaronder eigen correspondenten, tv-verslaggevers en cameramannen. Zij moeten in staat zijn zelfstandig materiaal voor de redacties van de media voor te bereiden. Bovendien kan een dergelijke groep in sommige organisaties betrokken zijn bij het uitgeven van hun eigen bedrijfskrant.
Stap 7
Grote bedrijven en overheidsinstanties kunnen ook een analysegroep hebben met een beoordelaar. Het heeft tot taak de berichtgeving over bepaalde problemen op de pagina's van kranten en tijdschriften, in televisie- en radioprogramma's te volgen en te analyseren en de kwaliteit van deze berichtgeving te bepalen. Ter voorbereiding van de persconferentie moet de waarnemer ook het onderwerp van het probleem formuleren, de geschiedenis van het probleem, verschillende soorten referenties en memo's voorbereiden.
