Veel bedrijven, ongeacht hun eigendomsvorm, stellen jaarlijks openbare rapportages op over de resultaten van jaarlijkse activiteiten. Deze documenten dienen als informatiebron voor het grote publiek en zijn tegelijkertijd een zichtbaar bewijs van de effectiviteit of inefficiëntie van de organisatie.
De beslissing van de aandeelhoudersvergadering over het toekomstige lot van de onderneming, de publieke beoordeling van de activiteiten van de organisatie, enz. kan afhangen van hoe goed het jaarverslag is opgesteld, met andere woorden een gespecialiseerde of structurele eenheid die het jaarverslag ontwikkelt moet zich ervan bewust zijn dat niet alleen reputatie afhangt van de kwaliteit van het uiteindelijke document, maar ook van de verdere ontwikkeling van de onderneming.
Vaak valt de taak van het opstellen van het jaarverslag toe aan de analytische afdeling of een andere structurele eenheid die de functies vervult van het verzamelen van informatie over de activiteiten van het hele bedrijf voor de jaarperiode.
Afhankelijk van het type activiteit van de organisatie en de aard van het publiek waarvoor de documenten zijn bedoeld, kan het rapport worden volgehouden in de stijl van interne documenten of openbare informatie voor een breed scala aan lezers. De stijl van interne documentatie wordt gevolgd voor rapporten die worden gepresenteerd aan het oprichtende personeel en de aandeelhouders van het bedrijf. In dit geval wordt er in het rapport meer aandacht besteed aan financiële prestaties, economische efficiëntie en prestaties bij het behalen van de belangrijkste doelstellingen die in het plan zijn geschetst.
Voor een openbaar verslag, dat in de regel voor het publiek op de officiële website wordt gepubliceerd, is een meer gedetailleerde beschrijving van de activiteiten, de taken en de missie van de organisatie vereist. Een aantal van de verstrekte informatie behoeft een nadere toelichting, waarvoor een apart hoofdstuk wordt voorbereid. In de regel houden analytische diensten zich bezig met de ontwikkeling van een openbaar rapport in nauwe samenwerking met public relations-specialisten, die de mogelijkheid hebben om informatie te corrigeren afhankelijk van het belang ervan.
Ongeacht de aard van de doelgroep van het rapport, is elk definitief document duidelijk gegroepeerd in secties. In de eerste sectie worden in de regel de taken gegeven die aan de organisatie waren gesteld en de resultaten voor hun prestatie. De volgende zijn financiële resultaten voor het jaar en productieresultaten.
Het laatste onderdeel zijn in de regel de sociale activiteiten van het bedrijf. Deze informatie wordt in de regel opgenomen in een openbaar verslag, dat de resultaten geeft van het maatschappelijk georiënteerde beleid van de onderneming. Als materiaal voor opname in het rapport wordt informatie genomen over de toekenning van vertegenwoordigers van de organisatie voor hoge verdiensten op het gebied van sociale ondersteuning, de resultaten van liefdadigheidsactiviteiten, enz.
Er moet aan worden herinnerd dat bij het selecteren van informatie die in het rapport moet worden weergegeven, het noodzakelijk is om de objectiviteit van de verstrekte informatie te behouden. Deze regel moet worden nageleefd, zelfs als de resultaten van de activiteiten van de onderneming in bepaalde indicatoren verre van ideaal zijn of wijzen op onvoldoende prestaties. Hierover gesproken, het rapport moet de mogelijke redenen weergeven die tot dergelijke resultaten hebben geleid, evenals de aandacht van het publiek vestigen op het vaste voornemen om het probleem in de toekomst op te lossen.
