Het jaarverslag (hierna te noemen AR) van de organisatie, ongeacht de omvang van de onderneming, is het belangrijkste instrument van financiële communicatie. De inhoud, reikwijdte en opzet van civiele bescherming in sommige landen, bijvoorbeeld in het VK, wordt actief besproken door het publiek en er worden zelfs wedstrijden georganiseerd voor dergelijke documenten. De voorbereiding en productie van dergelijke GO's kost veel geld en ze worden vaak in enorme hoeveelheden uitgegeven.
GO is formele financiële rapportage. Elk jaar wordt GO naar de aandeelhouders gestuurd. GO wordt opgesteld door zowel commerciële organisaties als niet-commerciële organisaties. Volgens dit document kan men de activiteiten van het bedrijf voor het jaar beoordelen, zijn vermoedelijke positie voor het komende jaar, kan men zijn huidige toestand en vooruitzichten zien.
GO laat gebruikers kennismaken met:
• een algemene beschrijving van de branche waarin de organisatie participeert;
• gecontroleerde winst- en verliesrekeningen, financiële positie, kasstromen en toelichting op de overzichten;
• analyse van de financiële toestand van de onderneming en de behaalde resultaten gedurende twee van de voorgaande jaren;
• een beschrijving van de activiteiten van de organisatie in het afgelopen jaar;
• informatie over de verschillende bedrijfssegmenten van de onderneming;
• marktwaarde van aandelen en dividenden.
Dit is een voorbeeld van een minimale HO. Zo'n document past meestal maar op een paar pagina's. Natuurlijk kost het een beetje (behalve in zeldzame gevallen). Het is te vergelijken met een fotokopie van een document. De organisaties die deze rapporten produceren, hebben als doel simpelweg te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Heel wat bedrijven zien GO als effectieve en probleemloze marketingtools die hun mening over het lot van hun bedrijf helpen verspreiden. Met andere woorden, veel middelgrote en grote bedrijven geven veel geld uit aan rapporten die echt boeiend en informatief zijn. Dit soort GO kan gerust een forum worden genoemd waar een bedrijf zijn houding uitdrukt, beïnvloedt, predikt, uiteenzet en een aantal onderwerpen en onderwerpen bespreekt.
Een open brief aan aandeelhouders zet vaak de toon voor de verslaglegging van beursgenoteerde ondernemingen. Dergelijke brieven richten zich meestal op aspecten als de resultaten van het afgelopen jaar, de initiatieven en strategieën van het bedrijf, marktomstandigheden, belangrijke zakelijke gebeurtenissen, nieuwe managers en directeuren. Dit document wordt ondertekend door de voorzitter van de raad van bestuur. Dit kan de president van het bedrijf zijn of de chief operating officer.
Sommige van deze brieven kunnen een tiental of meer pagina's bevatten en bevatten foto's van de CEO in verschillende poses.
Vaker echter zijn deze letters beduidend korter en bevatten ze slechts 3000 woorden, of zelfs minder.
GO wordt vaak gebruikt als middel om een onderwerp of concept te promoten dat door het management van de organisatie is onderschreven (marketing van spraakmakende figuren). In dit geval kun je uitdrukkingen tegenkomen als "Voorbereid zijn op de realiteit van de toekomst" of "Voldoen aan de behoeften van het IT-tijdperk". Onder andere het maatschappelijk middenveld omvat soms individuele gebeurtenissen of economische omstandigheden die in het lopende jaar hebben plaatsgevonden.
Er zijn ondernemingen die in hun rapporten verschillende mijlpalen en jubilea voorschrijven, hun successen aan het publiek demonstreren en hun betrouwbaarheid en kwaliteit benadrukken. Andere organisaties produceren grote en veelzijdige rapporten in een beproefd formaat dat ze jaarlijks gebruiken met kleine wijzigingen die meestal verband houden met gegevensupdates.
In ieder geval is de beste HO er een die duidelijk de strategieën definieert die worden gebruikt voor winstgevende groei en die de organisatie in een gunstig daglicht stelt.
