Bankdocumenten worden per type opgeslagen in aparte mappen en meestal in chronologische volgorde. De selectie wordt uitgevoerd door de medewerker die verantwoordelijk is voor het opstellen van documentatie. Een speciale commissie houdt zich bezig met de vernietiging van verlopen documenten.
De opslag van bankdocumenten gebeurt zowel door de banken zelf als door de organisaties die de rekeningen aanhouden. De volgorde van bewaring in de ene instelling kan iets afwijken van de volgorde van bewaring in een andere.
Hoe worden bankdocumenten opgeslagen in organisaties?
Documenten van de bank die zich in de organisatie bevinden, bevestigen het uitvoeren van geldtransacties en worden weerspiegeld in de boekhouding. De plaats van hun opslag is de boekhoudafdeling, waarvan de medewerkers alle papieren per soort kunnen indelen in aparte mappen in het kader van rekeningen en banken. Als een onderneming meerdere zichtrekeningen heeft, wordt voor elk een aparte map gemaakt, als het een valutarekening is, wordt de valuta van de rekening aangegeven op de omslag en de rug. De chronologische volgorde wordt gebruikt om de afschriften voor elke rekening vast te leggen. Elk overzicht heeft een map met betalingsdocumenten en betalingsbewijzen voor elke transactiedag.
Voor betaalde facturen wordt een aparte map aangemaakt. Documenten voor valutacontrole zijn opgeslagen in aparte mappen, waar u alle informatie kunt vinden over het werken met valutarekeningen. We hebben het over paspoorten van transacties, certificaten van bevestiging van uitgevoerde werkzaamheden of uitgevoerde diensten, certificaten van valutatransacties en andere. Als de hoeveelheid documentatie klein is, zijn er voldoende registers die het documentnummer, het bedrag en de datum aangeven.
Hoe documenten worden opgeslagen in commerciële banken
Deze instellingen slaan documenten op die de financiële en economische activiteiten van de bank bevestigen en verrekenings- en betalingsdocumenten van klanten. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de manager en de hoofdaccountant. Zowel papieren als elektronische documenten zijn onderhevig aan opslag. Papieren exemplaren worden bewaard in een speciale opslagruimte, waarvoor u een speciale vergunning nodig heeft. De vergunning moet worden ondertekend door de hoofdaccountant of zijn plaatsvervanger.
Het archiveren van memoriedocumentatie vindt dagelijks plaats, hiervoor wordt een aparte map aangemaakt, waarin de documenten ook in chronologische volgorde worden bewaard. De selectie wordt uitgevoerd door een medewerker die verantwoordelijk is voor de juiste totstandkoming van financiële documentatie. Andere mappen bestaan uit contante financiële papieren en papieren met informatie over deposito's van klanten. Documenten met informatie over bewerkingen met edele metalen worden in aparte mappen gearchiveerd.
De noodzaak om bepaalde soorten documenten in verschillende mappen te plaatsen is te wijten aan het feit dat elk papier zijn eigen houdbaarheid heeft. Dit geldt ook voor de opslag van documenten in elektronische vorm. Voor de vernietiging van documenten met een verlopen bewaartermijn wordt een speciale commissie samengesteld, waarvan de leden elk papier doornemen en vervolgens een speciale akte invullen, die bevestigt dat documenten met een verlopen bewaartermijn vernietigd werden.
