Een privékantoor of een overheidsorganisatie, geconfronteerd met de noodzaak om te verhuizen, wordt gedwongen problemen op te lossen met de verplaatsing van een enorme hoeveelheid meubels, apparatuur en technologie die tijdens de operatie zijn verzameld. Het is absoluut noodzakelijk dat alle items netjes en zonder schade worden verplaatst. Daarom is het noodzakelijk om de kantoorverhuizing goed te organiseren.
Het verhuizen van een kantoor kost wat tijd, dus doe het ruim van tevoren, trek ongeveer een maand uit voor de hele voorbereiding. Op welke punten moet je extra letten?
✔ Als het bedrijf vrij groot is en veel personeel heeft, is het raadzaam om vooraf een beheersplan op te stellen voor een dergelijk verantwoord evenement. Het is noodzakelijk om de prioritaire taken te identificeren, het budget te bepalen, verantwoordelijke medewerkers aan te stellen voor alle punten en vooral een coördinator aan te stellen voor het hele verhuisproces. Hij is het die de hoofd- en secundaire taken overneemt. Zorg ervoor dat u uw klanten op de hoogte brengt dat u van plan bent om naar een nieuw kantoor te verhuizen.
✔ De volgende stap is het ondertekenen van een overeenkomst met het verhuisbedrijf van uw keuze. Naast het laden en lossen en het vervoer van eigendommen naar de plaats van bestemming, kunnen aanvullende clausules aan het contract worden toegevoegd. Bijvoorbeeld het demonteren en monteren van meubels, plaatsen in een nieuwe ruimte, aansluiten van nutsvoorzieningen en stationaire apparatuur, schoonmaken van panden na verhuizing.
✔ Maak een volledige lijst van de eigendommen die bij de verhuizing betrokken zijn. Het zal zeker nodig zijn bij het aantrekken van professionals van een transportbedrijf en zal helpen om verwarring te voorkomen bij het zelfstandig verhuizen van een kantoor. Gooi alle onnodige eigendommen weg - verkoop het, sla het op of gooi het weg. Het is niet nodig om geld en tijd te verspillen aan het vervoer van onnodige dingen.
✔ Bereid documentatie voor die het plan van uw toekomstige pand weerspiegelt, plaatsing van de werkplekken van werknemers op een nieuwe plaats, waar meubels en computers zullen worden geïnstalleerd in het nieuwe kantoor. Dit zal u veel tijd besparen.
✔ U kunt al het benodigde verpakkingsmateriaal en dozen bij de rederij zelf kopen. Verpak alle persoonlijke spullen in dozen. Vergeet niet te markeren met stickers. Het is raadzaam dat medewerkers een memo-instructie geven hoe ze dit op de juiste manier kunnen doen.
✔ Koppel computers en andere apparatuur los van de voeding. Dit wordt alleen gedaan door een specialist - een systeembeheerder.
✔ Maak lijsten van alle mensen die bij de verhuizing betrokken zijn. Bereid vooraf passen voor voor iedereen, als daar behoefte aan is. Maak een lijst van alle voertuigen die betrokken zijn bij de kantoorverhuizing. Zorg voor een ongehinderde doorgang naar de plaats van laden/lossen.
Het verhuizen van het kantoor van het bedrijf is een behoorlijk ingrijpende gebeurtenis. Maar zoals u ziet, kunnen met de juiste aanpak en organisatie alle kosten worden geminimaliseerd. Om dit te doen, volstaat het om het proces correct te plannen en het ongemak dat gepaard gaat met de verhuizing zal worden geminimaliseerd voor zowel werknemers als klanten van het bedrijf.
