De aanbiedingsfactuur bevat informatie over het product en de leveringsvoorwaarden. Het wordt beschouwd als een juridisch belangrijk document. Ondanks het ontbreken van een uniform formulier, moeten bedrijven zich bij het invullen aan de registratieregels houden.
Een offerte-factuur is een gedetailleerd document waarin zowel standaardgegevens over goederen en diensten als de leveringsvoorwaarden zijn vastgelegd. Het specificeert de betalingstermijnen, leveringsmethoden, transportvereisten. Een kenmerk van het formulier is de mogelijkheid om het slechts aan één kant te ondertekenen. Bij het betalen van de factuur gaat de ontvanger automatisch akkoord met de gestelde voorwaarden.
Wanneer wordt de factuur opgemaakt?
Meestal ontstaat de behoefte eraan in grote bedrijven met een groot aantal klanten, consumenten of kopers. In dit geval kan het moeilijk zijn om individuele documentatie bij te houden. Zeker als de partijen op grote afstand van elkaar wonen.
De aanbiedingsfactuur kan ook worden gebruikt voor massamailing van commerciële aanbiedingen. De belangrijkste kenmerken zijn urgentie of beperkte tijd. Het kan vele vormen aannemen. Is het aanbod ijdel, dan is een ontkennend antwoord mogelijk, is het definitief dan wordt er een aanbod gedaan aan een bepaalde consument.
De wet voorziet in de mogelijkheid om een dergelijk account in te trekken als het aanbod openbaar is. Dit is mogelijk in gevallen waarin er sprake is van een massamailing van aanbiedingen met een beperkte hoeveelheid goederen. Met herroeping vermijdt u de betaling van een boete en daaropvolgende aansprakelijkheid.
Compilatieprocedure
De opdrachtgever of consument begrijpt het aanbod als het document in duidelijke en eenvoudige taal is opgesteld. Zorg ervoor dat u het betreffende onderwerp correct aanduidt. Het formulier bestaat uit drie delen:
- "dop";
- zin;
- beschrijving van de voorwaarden.
De "header" bevat de naam van het verkopende bedrijf, de contactgegevens en details. Het document krijgt een nummer, de datum van voorbereiding wordt aangegeven. Hieronder vindt u de gegevens van de koper.
Bij het maken van het voorstel zelf wordt vaak gebruik gemaakt van een tabel. Het geeft het serienummer, de naam van het product of de dienst, de maateenheid, de hoeveelheid en de prijs, de totale kosten aan. Indien gewenst kunnen extra kolommen aan de tabel worden toegevoegd.
In de voorwaarden van het contract kunt u de datum en wijze van transport zien, de vereisten voor de goederenaanvaardingsprocedure. U kunt aangeven welke acties ondernomen moeten worden bij het constateren van een storing of defecten.
De factuur-offerte wordt opgemaakt op briefpapier van het bedrijf of op een eenvoudig blad van een handig productformaat. Het document wordt zowel in handgeschreven vorm als bij gebruik van computertechnologie als geldig beschouwd. Het zegel kan worden weggelaten. De noodzaak ontstaat alleen als dit in de handelingen van de vennootschap wordt vermeld.
Nuances bij het opstellen van een document
Het document heeft geen uniforme vorm, het komt mogelijk niet overeen met de boekhoudkundige documentatie. U kunt eenvoudig online een gratis voorbeeld downloaden. Het kan ook worden gebruikt als sjabloon voor het maken van uw briefhoofd. Indien een trustee meewerkt aan de ondertekening van het contract, worden naast de ondertekening de gegevens van het basisdocument ingevuld.
De aanbiedingsfactuur heeft geen rechtskracht totdat deze is geaccepteerd. Dit laatste impliceert een overeenkomst om een contract te ondertekenen. Het bedrijf stuurt klanten een aanbieding. De koper bekijkt het formulier, waarna hij zijn toestemming geeft om de goederen te kopen, het vereiste bedrag te maken. Als de wederpartij suggesties of opmerkingen heeft, worden deze naar de verkoper gestuurd. Een overeenkomst komt tot stand wanneer beide partijen tot een "gemeenschappelijke deler" komen.
Als een dergelijk document niet geschikt is voor de klant, kunt u de informatie dupliceren door het formulier "Overeenkomst" te noemen. Tegelijkertijd bevat het bovendien alle verplichte clausules van de klassieke overeenkomst.
Concluderend merken we op dat de offerte-factuur een van de meest populaire documenten op het gebied van handel en diensten aan het worden is. Het moet de zin bevatten dat het document de basis is voor de betaling. Ondanks zijn structuur bevat het formulier alle benodigde juridische gegevens. Daarom kan het, indien nodig, worden gebruikt in gerechtelijke procedures.
