Om de factuur op korte termijn te kunnen betalen, is het noodzakelijk deze naar de wederpartij te sturen. Dit kan met moderne communicatiemiddelen, per post of per koerier.
instructies:
Stap 1
Print de factuur uit, zet handtekeningen van bevoegde personen (algemeen directeur, hoofdaccountant), waarmerk met het zegel van uw organisatie.
Stap 2
Fax het document. Bel hiervoor de factureringsorganisatie en vraag hen om over te schakelen naar het juiste apparaat. Druk na de pieptoon op de knop Verzenden. Betaling kan geschieden op basis van een kopie van de factuur, maar daarna is het noodzakelijk het origineel aan de wederpartij te verstrekken. Deze methode is het beste als u een factuur naar een andere regio moet sturen en u het e-mailadres van de organisatie niet weet.
Stap 3
Scan de originele factuur, sla het bestand op. Schrijf een e-mail naar de medewerker van de organisatie die ervoor moet betalen, voeg de gescande factuur toe. Geef voor het geval dat, in de onderwerpregel of in de tekst zelf, aan dat het bestand is bijgevoegd. Als de technische uitrusting van uw kantoor het toelaat, kunt u elektronische handtekeningen en zegels in de hoofdtekst van het document plaatsen, in dit geval hoeft u het document niet af te drukken en vervolgens te scannen.
Stap 4
Maak gebruik van een koeriersdienst. U kunt hiervoor terecht bij de desbetreffende afdeling van uw organisatie of bij gespecialiseerde kantoren. Geef de koerier het originele document, vermeld zo nauwkeurig mogelijk het werkelijke adres van de organisatie waar de factuur moet worden afgeleverd. Als u de voor- en achternaam niet weet van de persoon die de rekeningen betaalt, vraag dan om het pakket aan de rekenplichtige te overhandigen.
Stap 5
Stuur de brief per Russische post. Als u er zeker van wilt zijn dat de brief bij de geadresseerde is afgeleverd, kiest u een poststuk met een ontvangstbewijs. Als u het origineel van de reeds ontvangen factuur per fax of e-mail wilt verzenden, stuur deze dan per gewone brief in een envelop met voldoende postzegels.
