Het universele overdrachtsdocument (UPD) is ontwikkeld door de belastingdienst om documenten die elkaar dupliceren en rekken, uit te sluiten van circulatie, wat het proces van partnerschap en belastingaangifte bemoeilijkt.
Het Universal Transfer Document (UPD) werd al in 2011 ontwikkeld, maar werd pas actief gebruikt in 2013, toen de federale wet nr. 412 van kracht werd. Het regelt de relaties tussen zakenpartners, rechtspersonen en de belastingdienst. Aanvankelijk had het document de status van één enkel verzendingsdocument, dat wil zeggen dat het een factuur zou kunnen vervangen, maar tegen eind 2013 stelde de FTS een project voor over de mogelijkheid om de FRT te gebruiken als rapportagedocument voor presentatie aan de belastingdienst. onderhoud. Het is toegestaan om de FRT te genereren en te verzenden in zowel geschreven als elektronische vorm.
Wat is UPD
Het UPD-formulier is zo ontworpen dat u tegelijkertijd de gegevens van twee documenten kunt invoeren, zonder posities en informatie te verliezen. UPD heeft de functies van een primair boekhouddocument en bevat de details van de factuur. Het is gebaseerd op de vorm van een factuur, aangevuld met posten uit de DPU (primair boekhoudingsdocument). De vorm van het formulier is goedgekeurd door speciaal decreet nr. 1137 van de regering van de Russische Federatie. Volgens hem bevat de UPD:
- gegevens (elementen) die op de factuur voor de goederen worden ingevoerd,
- secties en kolommen van de vrachtbrief van het type goederenvervoer,
- artikelen en artikelen van de factuur voor goederenafgifte,
- een volwaardige handeling van aanvaarding of overdracht van fondsen.
De FRT wordt regelmatig aangepast, er worden wijzigingen in aangebracht, passend bij wijzigingen in de praktijk en regels van zakendoen, rapportage. De functionarissen die de FRT vormen, zijn verplicht de wijzigingen ervan te controleren en deze strikt op te volgen. De laatste aanpassingen dateren van juli en oktober 2017 en omvatten de introductie van identifiers van het contract (contract, overeenkomst), de toevoeging van een kolom om de productcode weer te geven, douaneaangifte. De aangebrachte wijzigingen worden vastgelegd in de vorm van een bijlage bij het besluit of een zelfstandig besluit. De laatste zijn decreten nr. 625 en 981 van de Russische regering.
Doel en belangrijkste functies van het document
UPD kan worden gebruikt voor het beoogde doel - voor de overdracht van goederen (waardevolle goederen) of rapportage - door grote bedrijven van elk type, en particuliere, individuele ondernemers, ongeacht het regime waarin ze worden belast. Zelfs degenen die, om welke reden dan ook, zijn vrijgesteld van btw, kunnen UPD als primair document gebruiken in de volgende gevallen:
- bij het registreren van leveringen en aannemingswerken,
- vaststelling van de verleende en ontvangen diensten,
- transacties uitvoeren voor de eigendomsoverdracht van elk type onroerend goed,
- bij de verwerking van intermediaire activiteiten en diensten.
De wetgeving voorziet in en staat het gebruik van FRT toe in 2 gevallen (opties) - als een factuur en een document dat de overdracht van iets registreert, alleen als een document dat de beweging van waarden weerspiegelt.
Als de tweede status van het gebruik van de FRT wordt beoefend, is het niet nodig om de factuurgegevens daarin aan te geven, omdat het slechts een bevestiging is van de overdracht van activa. De factuur kan eventueel in een apart formulier worden opgemaakt, in de vorm van een bijlage bij de FRT.
De geselecteerde formulieren en het type registratie van de FRT (papier of elektronisch) moeten worden gedocumenteerd in het boekhoudkundig en fiscaal beleid van de onderneming.
Wanneer en voor wie kan FRT worden gebruikt?
Een volledige lijst van gevallen waarin het Universele Overdrachtsdocument kan worden gebruikt, is gepubliceerd in een officiële brief van de Russische belastingdienst van oktober 2013. De lijst met economisch gebruik omvatte bijvoorbeeld:
- niet-transporteerbare verzending van goederen of kostbaarheden rechtstreeks aan de koper of zijn gemachtigde,
- verzending van goederen met hun daaropvolgende transport en overdracht aan de koper,
- de verrichte werkzaamheden vast te stellen en het object aan de klant over te dragen,
- eigendomsoverdracht van roerende en onroerende goederen,
- overdracht van kostbaarheden (goederen) in het kader van een commissie- of agentuurovereenkomst.
Door een brief van de belastingdienst van januari 2014 werden aanvullende mogelijkheden en functies van de FRT goedgekeurd - geen beperkingen op de reikwijdte van het document, de mogelijkheid om met zijn hulptransacties niet alleen met Russische, maar ook met buitenlandse tegenpartijen die dat wel doen geen territoriale referentie (registratie) hebben op het grondgebied van de Russische Federatie. Dat wil zeggen, belastingbetalers en handelsagenten, accountants hebben het recht om aanvullende documenten in het document in te voeren, die nodig zijn om alle nuances van de transactie, details en gegevens vast te leggen, een formulier toe te passen om transacties met buitenlandse partners weer te geven.
Regels voor het invullen van het document
Voordat u begint met het invullen van de FRT, moet u deze de status - 1 of 2 geven. Deze vereiste is voor informatieve doeleinden, en. in feite definieert het de regels op basis waarvan het document wordt gevormd. UPD met status 1 is zowel een factuur als een akte (overdrachtsdocument), die genummerd moet worden. UPD met attribuut 2 is een (primair) overdrachtsdocument, waarbij het niet nodig is de kolommen in te vullen die alleen kenmerkend zijn voor de factuur. Ze zijn ook genummerd in overeenstemming met de volgorde van de samengestelde primaire akten.
Specialisten van ondernemingen kunnen monsters nemen van het invullen van de FRT van beide statussen op de officiële website van de federale belastingdienst of bij het lokale vertegenwoordigingskantoor van de instelling. Bovendien zijn er op de thematische internetbronnen van de boekhoud- of belastingafdeling gedetailleerde instructies voor het invullen van de FRT, waaronder:
- regels voor statusbepaling,
- de positie van de persoon die bevoegd is om het document op te stellen en te bekrachtigen,
- de volgorde van het weergeven van goederen of diensten,
- gegevens over het product die moeten worden vermeld, een lijst met documenten ervoor en hun type,
- regels voor het definiëren van een economische entiteit in de FRT,
- de bijzonderheden van het weergeven van gegevens over de deelnemers aan de transactie, eerder ondertekende overeenkomsten tussen hen.
De samengestelde documenten, ongeacht hun status, worden vastgelegd of gedupliceerd in de zakelijke en boekhoudkundige documenten van de onderneming.
Correctie van fouten in de UPD
Bij het opstellen van een document, dus ook UPD, mogen niet alle gegevens worden ingevuld of kunnen er fouten worden gemaakt. De federale belastingdienst geeft niet alleen aanbevelingen over het principe van het genereren van dit soort rapporten, maar ook over het corrigeren van fouten of het wegwerken van tekortkomingen.
De procedure voor het aanbrengen van wijzigingen is afhankelijk van de status van het document:
- een fout in de kosten van artikelen (goederen) - er wordt een nieuw document gemaakt, met het originele nummer opgeslagen, de wijzigingsdatum wordt ingevoerd in de overeenkomstige regel (1a),
- een fout in de gegevens van de verzender of ontvanger van goederen, betalingsnummers of douanegegevens - een nieuw formulier invullen met behoud van het originele nummer, nauwkeurige gegevens invoeren,
- een fout in het originele document zonder de factuur te beïnvloeden - één regel doorhalen zodat de originele gegevens leesbaar zijn, en het nieuwe bedrag bovenaan (kosten) aangeven met de markering "gecorrigeerd en ondertekend,
- indien een van de gespecificeerde handelingen (UPD-status 2) vrijgesteld is van belasting - corrigeer de originele versie en maak een factuur op als aanvulling.
Om correcties aan te brengen, hoeft u geen nieuwe FRT op te stellen en in de boekhoudkundige documenten van de onderneming in te voeren.
UPD-correctie
In sommige gevallen is het nodig om de FRT te corrigeren, en niet om de foutief ingevoerde gegevens te corrigeren. Er wordt bijvoorbeeld een factuur opgesteld voor de levering of ontvangst van een bepaald type goederen (diensten), maar bij ontvangst blijkt dat de hoeveelheid niet overeenkomt met de werkelijk ontvangen hoeveelheid. Aanpassing van het volume (waarde van de lading als geheel) is zowel naar boven als naar beneden toegestaan. Volgens de bepaling over de berekening van de btw (artikel 172 van het belastingwetboek, lid 10), beïnvloeden dergelijke factoren de financiële positie van zowel de verkoper (leverancier) van diensten of goederen als de financiële positie van de ontvanger (koper), en moet worden weerspiegeld in de documenten.
In een dergelijke situatie zijn methoden om fouten in de FRT te corrigeren wettelijk niet toegestaan, maar de correctie ervan. Er wordt een wijzigingsdocument (correctiefactuur) opgesteld, dat een aanvulling is op het FRTD, en dient als bevestiging van de werkelijk ontvangen hoeveelheid goederen of diensten, en wordt gebruikt bij de berekening van belastingen, fiscale aftrekposten.
Als de UPD in elektronische vorm wordt opgesteld, moeten de partners overeenstemming hebben over de wijze van verzending en het formaat. Beide tegenpartijen zijn verplicht om één formaat voor de FRT te creëren, en deze alleen over te dragen op de manier die vooraf is overeengekomen. Zo kunnen meningsverschillen worden voorkomen, fouten worden geëlimineerd en het document verder worden bewerkt, aanvullende primaire handelingen en facturen worden opgemaakt, tijdig en volledig worden betaald.
