Onder de zakelijke evenementen van het bedrijf is een presentatie een bijzondere gebeurtenis. Dit is een zakelijke reclamevakantie, waarvan de essentie de presentatie van de organisatie en de belangrijke feiten van haar leven is: "geboorte", positieve veranderingen, creatie van nieuwe producten (diensten). De duur van de presentatie kan verschillen: het ene evenement heeft 10-15 minuten nodig, het tweede twee of drie uur en het derde "neemt" de werkweek in beslag. Ongeacht de duur van de presentatie, de sleutel tot succes is een grondige voorbereiding van de ceremonie.
instructies:
Stap 1
Definieer duidelijk de doelen en prioriteiten van de presentatie: bijvoorbeeld het creëren van een imago, het aantrekken van nieuwe klanten, nieuwe partners (investeerders, leveranciers, consumenten), informeren over innovaties, het aangaan van relaties met het publiek, autoriteiten, enz. Het belangrijkste is om de aandacht van de doelgroep te trekken, te interesseren, de prospects correct te tonen.
Stap 2
Bepaal het hoofdidee (idee, concept) van de presentatie. Wijs een plaats, datum en tijd aan voor het evenement. Het is beter om presentaties (met een duur van 1, 5-2 uur) na de lunch te houden. Cocktail of buffet - aan het einde (duurt 1-2 uur). Maak van tevoren uitnodigingen. Ze mogen niet onpersoonlijk zijn - verwijzen naar specifieke personen. Vermeld in de berichten plaats, tijd, presentatieprogramma, deelnemerslijst, oriëntatiepunten (adres) en transportroutes.
Stap 3
Maak hoogwaardig en zo mogelijk divers gedrukt reclamemateriaal: persberichten, folders, boekjes, brochures, catalogi. Themastands, tablets over het bedrijf (bijvoorbeeld over de jaaromzet, verkoopgeografie, bijscholing van medewerkers, partners, publicaties over het bedrijf in de pers) zijn passend en wenselijk bij de presentatie. Voorbeelden van producten, monitoren met video's die in de lobby zijn geplaatst, zullen het evenement nieuw leven inblazen.
Stap 4
Ontwikkel een script voor de vakantie. Het evenement wordt meestal geopend en georganiseerd door een bedrijfsfunctionaris. Dit kan het hoofd PR of marketing zijn. Het vermogen om te spreken, het publiek te bezitten is een must voor zo iemand.
Ontwikkel een scenario volgens het optimale schema voor het bedrijf. Het kan zijn:
- bijeenkomst van de deelnemers;
- introductie van de bedrijfsleiders aan genodigden en (of) interessante persoon-gasten aan alle aanwezigen;
- het tonen van een korte (maximaal 12 minuten) videofilm over de organisatie met verhalen gerelateerd aan het nieuws, doel en idee van de presentatie;
- korte berichten (maximaal 5 minuten) van bedrijfsvertegenwoordigers (maximaal vijf personen) over onderwerpen die mogelijk interessant zijn voor deelnemers - met een demonstratie van producten, presentatie van diensten (in actie, in lay-outs, dia's, multimediadisplay);
- antwoorden van de vertegenwoordigers van het hostessbedrijf op vragen van de gasten;
- gasttoespraken: opmerkingen, felicitaties, wensen;
- overhandigen aan gasten van souvenirs, merkreclamemateriaal;
- het houden van een informeel deel van de presentatie - een banket (buffettafel) met een amusementsprogramma (naar keuze).
Stap 5
Denk na over alle componenten van het "slotakkoord". Het meest geschikt voor contacten is een "staand" buffet, wanneer de genodigden vrij kunnen bewegen en met elkaar kunnen communiceren. Het presentatieprogramma wordt in de regel afgesloten met een toost van de eregast. Namens alle aanwezigen spreekt hij zijn dank uit aan de organisatoren met de wensen van succes en voorspoed aan hun instelling.
