De boekhouding van goederen kan formeel worden onderverdeeld in drie fasen: ontvangst, overdracht naar opslag en verkoop. Bij ontvangst van de verkoper moeten de goederen, in overeenstemming met de wet, vergezeld zijn van documenten zoals vrachtbrieven, vrachtbrieven, facturen, enz. Indien bij de levering niet alle documenten zijn aangeleverd, worden de goederen op basis van een opdrachtovereenkomst opgesteld en wordt een acceptatiecertificaat afgegeven.
instructies:
Stap 1
Schrijf een volmacht uit aan een medewerker van de organisatie die de ontvangen goederen onder een ijzeren contract of per vliegtuig in ontvangst neemt. Hij moet met een paspoort op de plaats van ontvangst van de goederen verschijnen. Bij het in ontvangst nemen van de goederen op het station of met een ander vervoermiddel moet de vertegenwoordiger in aanwezigheid van de vertegenwoordigers van de vervoerder de staat van de plaats van vervoer (wagen of container) waarin de goederen werden afgeleverd, controleren. Daarna neemt hij de goederen in ontvangst volgens de vrachtbrief, waarvan één exemplaar bij de verkoper blijft, het andere aan u als koper overhandigd.
Stap 2
Bij ontvangst van de goederen in het magazijn moet een kopie van de factuur en begeleidende documenten worden bezorgd aan de boekhouding.
Stap 3
Als de hoeveelheid goederen of hun kwaliteit niet overeenkomt met de aangeboden documenten, schrijf dan een akte op waarin de handtekening van de werknemer die de goederen ontvangt en de vertegenwoordiger van de leverancier moet worden gezet.
Stap 4
Noteer na ontvangst van de goederen het aantal en de datum van de begeleidende documenten in het volmachtboek (dagboek).
Stap 5
Schrijf een ontvangstbewijs dat de ontvangst van goederen in het magazijn registreert. Bent u btw-plichtig, dan moet de transactie een document zoals een factuur bevatten. Noteer de ontvangst in het inkoopboek.
Stap 6
Schrijf bij verkoop van een product een factuur in vier exemplaren: de eerste twee blijven bij u (voor boekhouding en voor boekhouding in het magazijn), de andere twee worden doorgegeven aan de koper (voor boekhouding en indiening bij het magazijn van de koper).
Stap 7
Op de vrachtbrief, als u een btw-betaler bent, zorg dan dat u een factuur in drievoud uitgeeft. Laat één exemplaar achter, geef de andere twee aan de koper. Facturen moeten worden opgeslagen en geboekt in het verkoopboek.
Stap 8
Als er geen vereiste hoeveelheid goederen in het magazijn is op het moment van de transactie, schrijf dan een factuur op met de daadwerkelijk vrijgegeven hoeveelheid goederen. De koper of zijn vertegenwoordiger moet de ontvangst van de goederen op de vrachtbrief ondertekenen. Hij controleert de beschikbaarheid van goederen, documenten, kwaliteitscertificaten, enz. Daarna levert de financieel verantwoordelijke persoon de goederen op het grondgebied van het magazijn van zijn organisatie en overhandigt deze aan de opslaghouder.
Stap 9
Bent u btw-plichtig, bereken dan aan de hand van het inkoopboek en het verkoopboek het bedrag aan btw dat aan de begroting moet worden afgedragen.
Stap 10
Rapporteren aan de regelgevende instanties op basis van de tijdens het handelsproces ontvangen en uitgegeven documenten.
