Bedrijfsdocumentatie moet op orde worden gehouden. Om het gemakkelijk te maken om het benodigde contract voor de levering van goederen tussen andere zakelijke papieren te vinden, is het de moeite waard om er een aparte plank of map voor te maken. Maar niet alleen. Ook de contracten zelf moeten worden gestroomlijnd.
instructies:
Stap 1
Verzamel alle contracten die je wilt opruimen en evalueer ze. Let op hoe vaak ze worden afgesloten en met welke partners. Dit zal u helpen kiezen hoe u documenten classificeert.
Stap 2
Als er veel partners zijn, is de methode om contracten te bestellen op de datum van hun sluiting geschikter. In het geval dat er voor een lange periode contracten worden afgesloten met dezelfde firma's, kunnen deze door tegenpartijen in een aparte categorie (map) worden gegroepeerd. En in sommige gevallen is het voldoende om de contracten in alfabetische volgorde op naam van de partnerfirma's te rangschikken.
Stap 3
Welke methode u ook kiest, houd er rekening mee dat omvangrijke mappen erg onhandig zijn om te gebruiken. Bekijk de contracten en verwijder de contracten die zijn verlopen van de algemene stapel. Maak er een aparte map voor aan. Dergelijke contracten worden meestal slechts van tijd tot tijd benaderd; ze zijn niet vereist in het dagelijkse werk.
Stap 4
Houd u bij het rangschikken van contracten in chronologische volgorde aan de algemene principes van het bijhouden en opslaan van records. In die mappen die veel worden gebruikt, staan recent afgesloten contracten bovenaan. Hieronder staan documenten met een eerdere aanmaakdatum. Bij archivering in het archief daarentegen moet de eerste bovenaan staan en het meest recent gesloten contract onderaan.
Stap 5
Gebruik markeringen, tags, bladwijzers en ander briefpapier om de ene categorie visueel van de andere te scheiden. Zorg ervoor dat dergelijke scheidingstekens duidelijk zichtbaar zijn in de map. Dit zal het zoeken naar de benodigde documenten aanzienlijk vergemakkelijken.
Stap 6
Nadat alle contracten voor de levering van goederen op een geschikte manier in een map zijn vastgelegd, moet u een documentenregister opstellen. Zet het op de omslag of leg het in een map bovenop alle contracten. Laat lege regels in het register. Wanneer u een nieuw contract investeert, vult u de informatie hierover in het register in.
