De opslagvoorwaarden van contracten die door de onderneming zijn gesloten, worden niet gereguleerd door industriestandaarden en -normen, dus rijst vaak de vraag hoe verlies ervan te voorkomen en de juiste opslag en boekhouding te organiseren. De meest redelijke oplossing voor dit probleem zou de afgifte van een vennootschapsakte van een bepaalde onderneming zijn, die de procedure voor de voorbereiding, sluiting en opslag van deze documenten zal bepalen.
instructies:
Stap 1
Als uw bedrijf veel samenwerkt met externe organisaties en het aantal afgesloten contracten groot is, dan is het logisch om hun opslag toe te vertrouwen aan het kantoor of de kantoorafdeling. Dit is best handig, omdat alle documenten die door het hoofd zijn ondertekend en door aannemers zijn verzonden, op kantoor worden geregistreerd. Na de registratie van het uitgevoerde contract moeten de medewerkers van het kantoor het vereiste aantal kopieën maken en deze verspreiden onder de verantwoordelijke uitvoerders, en de originelen van de documenten op een speciaal daarvoor bestemde plaats bewaren.
Stap 2
Als uw bedrijf klein is en u niet over een administratieve afdeling en ook geen verantwoordelijke klerk beschikt, dan is het zinvol om samen met belangrijke maar zelden gebruikte contracten, bijvoorbeeld voor de huur of aankoop van onroerend goed, de juridische afdeling te behouden. de samenstellende en juridische documenten van het bedrijf. De boekhoudafdeling, die er berekeningen op maakt, moet kopieën van deze contracten overleggen. Op dezelfde plaats, in de boekhoudafdeling, slaan en contracten voor de levering, diensten en uitvoering van werk als een van de soorten primaire boekhoudkundige documentatie, die controle van afwikkelingen, betalingsvoorwaarden of constante periodieke betalingen (energierekeningen, communicatie) vereisen.
Stap 3
In ieder geval moeten alle contracten een eigen, interne registratie hebben en elk van hen moet een nummer krijgen waarmee het in het elektronische contractenregister wordt opgenomen. Dit logboek kan worden gedaan in Excel-spreadsheets. Naast het elektronische journaal is het noodzakelijk om een papieren register bij te houden van de uitgifte van deze overeenkomsten, waaruit blijkt wanneer en aan wie van de verantwoordelijke uitvoerders het origineel van de overeenkomst is overhandigd. Dit journaal moet velden bevatten voor de handtekening van de verantwoordelijke uitvoerder, ter bevestiging van het feit van ontvangst en levering van het contract voor bewaring.
Stap 4
Beschrijf de procedure voor het werken met contracten in de Regeling procedure voor het opstellen, afsluiten en bewaren van contracten en keur deze goed door het hoofd van de onderneming.
