Kantoorwerk - werk met documenten en documentatieondersteuning voor het management in deze specifieke organisatie, gereguleerd door GOST R 51141-98 "Kantoorwerk en archiefzaken. Termen en definities". Organisatie van kantoorwerk is de organisatie van registratie, opslag en gebruik van inkomende, uitgaande en interne documenten in de huidige activiteiten van de onderneming.
instructies:
Stap 1
Beslis bij het organiseren van kantoorwerk of uw onderneming, organisatie, geografisch afgelegen afdelingen of filialen hiermee rekening houden en een mechanisme voor interactie met deze afdelingen bieden. Het systeem van kantoorwerk daarin moet identiek zijn aan het hoofdkantoor om problemen tijdens registratie en papierwerk te voorkomen.
Stap 2
Bedenk welke van de bestaande vormen van kantoorwerk je gaat gebruiken: centraal, gemengd of decentraal. Hun keuze wordt bepaald door de structuur van de onderneming (of deze geografisch afgelegen onderverdelingen heeft) en de technische uitrusting van de kantoorbeheerdienst. Als deze dienst klein in aantal is en technisch niet wordt geleverd, wordt een deel van zijn functies overgedragen aan onderverdelingen. In dit geval vindt gemengd kantoorwerk plaats. Indien deze dienst is voorzien van al het benodigde personeel, hard- en software, wordt deze vorm van administratie gecentraliseerd.
Stap 3
Selecteer in elke structurele eenheid een speciale personeelseenheid die kantoorwerk zal uitvoeren. Lukt dit niet, stel dan een andere medewerker aan die de uitoefening van zijn hoofdtaak combineert met de functie van griffier.
Stap 4
Bepaal het aantal en de nomenclatuur van zaken, waaronder alle inkomende, uitgaande en interne documenten. Zijn dit documenten van een hogere (moeder)organisatie, dan worden deze ter overweging voorgelegd aan het hoofd; documenten van ondergeschikte organisaties moeten ter overweging worden voorgelegd aan het plaatsvervangend hoofd dat verantwoordelijk is voor de werkzaamheden met hen. Dienovereenkomstig zijn de oproepen van burgers gericht aan de plaatsvervanger die is belast met de verantwoordelijkheid om met de bevolking samen te werken.
Stap 5
Nadat u de correspondentenkring hebt geïdentificeerd, maakt u een classificatie aan waarmee u onmiddellijk kunt bepalen tot welke correspondentgroep dit document behoort. Ken bijvoorbeeld voor overheidsinstanties code 01 toe, voor brieven van een hogere organisatie - code 02, voor leveranciers - code 03, voor klanten - code 04, enz. Dit zal helpen de stroom van documenten binnen de organisatie te stroomlijnen.
Stap 6
Bepaal in welke vorm de documentcirculatie zal plaatsvinden - in een tijdschrift of kaart. Beide formulieren zijn geïmplementeerd in speciale programma's voor elektronisch documentbeheer. Als u zo'n programma nog niet kunt aanschaffen, gebruik dan elektronische documentregistratiejournalen, deze kunnen in Excel worden opgemaakt.
