Elk document op basis van de ontvangst van geld vereist dat het juiste formulier wordt ingevuld. Als de organisatie de werknemer geld heeft gegeven voor eventuele behoeften, dan is het noodzakelijk om voor hen te rapporteren door een voorschot in te vullen.
Wie moet de voorschotverklaring invullen
De directeur kan de organisatie niet zomaar geld geven aan een medewerker. In eerste instantie dient een lijst te worden opgesteld van werknemers die in aanmerking komen voor voorschotten met een vervolgrapportage. Hiervoor is het noodzakelijk om een speciale bestelling op te stellen en uit te geven.
Als een ondergeschikte geld nodig heeft om een bedrijf uit te voeren, moet hij de directeur een vrije verklaring verstrekken. Het is noodzakelijk om het vereiste bedrag en het doel waarvoor het geld wordt gevraagd, aan te geven. Als de directeur akkoord gaat met de verklaring, dan tekent hij persoonlijk de verklaring en geeft hij aan hoeveel hij geld mag opnemen en voor hoe lang.
Het is belangrijk om erop te wijzen dat contant geld alleen kan worden uitgegeven aan een medewerker die zich al volledig heeft gemeld voor alle eerder ontvangen bedragen.
Soms heeft een medewerker een volmacht nodig, die namens de organisatie moet worden afgegeven volgens het vastgestelde model nr. M-2 of nr. M-2a. Deze formulieren werden in 1997 goedgekeurd door een decreet van de federale staatsdienst voor de statistiek van de Russische Federatie.
Voor het uitgegeven geld, dat is uitgegeven op de boekhoudafdeling van de organisatie, moet de werknemer zich melden. Er is een bepaalde deadline waarbinnen u een onkostennota moet invullen en indienen. Het is 3 dagen vanaf het einde van de periode die door het hoofd van de organisatie op het aanvraagformulier is vermeld.
Als er geld aan de werknemer is verstrekt voor reisbehoeften, moet hij deze in de komende 3 werkdagen na terugkeer van een zakenreis verantwoorden.
Hoe onkosten worden bevestigd voor een onkostennota
Als de werknemer geld over heeft, kan hij het niet zomaar teruggeven aan de kassa. Eerst moet u alle documenten verzamelen die bevestigen dat het geld precies is besteed aan de behoeften waarvoor ze zijn verstrekt. Dit kunnen geld- en verkoopbonnen, reisbewijzen, bonnetjes, akten en andere vormen van strikte aangifte zijn.
Na ontvangst van elk dergelijk document is het noodzakelijk om te controleren of de datum, het bedrag en de details leesbaar zijn.
De werknemer dient alle documenten in bij de boekhouding.
Wat gebeurt er als de onkostennota onjuist is ingevuld?
Als de werknemer niet binnen 3 dagen een voorschot heeft ingevuld of niet heeft ingediend, dan beschouwt de toezichthouder de ontvangen gelden als inkomen, waarover de verzekeringspremie en de personenbelasting moeten worden berekend. Levert de medewerker later alsnog alle benodigde documenten en een rapportage aan, dan moet de accountant een herberekening maken.
Een bevoegde medewerker van de organisatie kan het bedrag, waarvan de melding niet is ingediend, inhouden op het salaris van de medewerker.
Basisregels voor het opstellen van een voorrapportage
De volgende regels vormen de kern van het verstrekken van een onkostennota:
- Het voorschot moet worden ondersteund door documenten die de bestede bedragen bevestigen.
- Bescheiden dienen uiterlijk 3 werkdagen na afloop van de dienstreis, de door de leidinggevende aangegeven periode of vanaf het moment van aan het werk gaan na ziekte of vakantie te worden ingediend.
- Er wordt een rapport opgemaakt in een speciale vorm nr. AO-1. Ook is het toegestaan gebruik te maken van de vorm van een voorrapportage, die is goedgekeurd door het hoofd van de organisatie.
- Alleen de manager is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de onkostennota.
- De voorschotmelding wordt ingevuld door de medewerker die het geld heeft uitgegeven. Ook moeten sommige gegevens door een accountant worden ingevuld.
De volgende gegevens dienen vermeld te worden in het voorschotrapport:
- Informatie over het bedrijf dat het geld aan de werknemer heeft uitgegeven.
- Gegevens over de medewerker die geld heeft ontvangen van de organisatie.
- Het doel waarvoor u geld moet verstrekken aan een werknemer van het bedrijf.
- Bedrag.
- Gegevens over alle uitgaven met bevestiging.
- Eventueel saldo van fondsen.
Aan het einde worden handtekeningen gezet door de medewerker en medewerkers van de boekhoudafdeling, die het geld hebben uitgegeven en het restant hebben ontvangen.
Het is niet nodig om stempels op de voorschotnota te plakken. Dit komt omdat het document intern is. En gaat niet verder dan de organisatie. Bovendien hebben sinds 2016 alle rechtspersonen, en niet alleen individuele ondernemers, het volste recht om hun documenten niet te bekrachtigen met hun stempels en zegels.
Het rapport wordt in één exemplaar ingevuld. Het maakt deel uit van de primaire documentatie en u mag geen fouten maken in het ontwerp ervan. Als het om de een of andere reden niet mogelijk was om vlekken of onjuiste vulling te voorkomen, is het beter om een nieuw formulier in te vullen en op een nieuwe manier in te vullen.
Een onkostennota invullen
Het lijkt erop dat zo'n belangrijk document voor interne circulatie heel moeilijk in te vullen is. Maar dit is fundamenteel verkeerd. Nadat u het voor de eerste keer hebt ingevuld, zouden er later geen problemen moeten zijn als u het opnieuw moet invullen.
De gegevens moeten door de werknemer in de volgende volgorde worden ingevoerd:
- Met behulp van de registratiegegevens van de organisatie worden de OKPO-code en de volledige naam van de onderneming ingevoerd.
- In de kolommen naast het opschrift "Advance report" moet het documentnummer en de datum van voorbereiding worden vermeld.
- Aan de rechterkant is het noodzakelijk om een beetje vrije, lege ruimte over te laten. Het is nodig voor de administratie van het hoofd van de organisatie: het bedrag in woorden, de datum van goedkeuring van het rapport en de handtekening.
- Hieronder staat in de hele regel informatie over de medewerker die het voorschot heeft ontvangen. Het is noodzakelijk om aan te geven in welke structurele eenheid hij werkt, zijn achternaam, voornaam, patroniem en functie. Ook wordt het personeelsnummer van de medewerker vermeld en waarom het voorschot nodig was.
Hiermee is het eerste deel van de onkostennota afgesloten. Verder bevat het formulier twee tabellen. Een daarvan wordt ook ingevuld door de medewerker die het geld heeft ontvangen. U moet het totale bedrag van het voorschot invullen en de valuta waarin het is uitgegeven. Het bedrag van het saldo of de overschrijding dient hieronder te worden aangegeven.
De tweede tabel wordt op de boekhoudafdeling ingevuld door een geautoriseerde specialist. Het moet gegevens bevatten over boekhoudrekeningen, subrekeningen en fondsen die er doorheen gaan. De transactiecode en exacte bedragen moeten worden vermeld.
Onder de tabellen moet worden aangegeven hoeveel documenten bij het rapport zijn gevoegd en hoeveel pagina's deze documenten bevatten.
Nadat alle kolommen zijn ingevuld, moeten de documenten worden gecontroleerd door de hoofdaccountant. Volgens de uitslag moet hij hiervoor het aangiftebedrag op een speciale regel aangeven.
Hieronder moeten de accountant en de hoofdaccountant worden ondertekend met hun transcriptie. Verder moet een medewerker van de boekhoudafdeling het bedrag van het saldo of de herberekening en het nummer van de contante bestelling, waardoor dit bedrag is gepasseerd, worden aangegeven. De kassier die het saldo heeft ontvangen of een bedrag heeft uitgegeven dat identiek is aan de overschrijding, moet ook de voorschotverklaring ondertekenen.
Het volgende deel van het financiële verslag is bespreekbaar. Het moet alle nodige informatie bevatten over de documenten die het feit bevestigen dat de fondsen zijn besteed aan de gevraagde behoeften. In dit deel moet u de volgende gegevens invullen:
- Details van elke organisatie die het document heeft uitgegeven.
- Uitgavedatum.
- Naam.
- Het exacte bedrag dat is uitgegeven.
- Het nummer van de telling waarmee het in het document aangegeven bedrag is geboekt.
De medewerker dient zijn/haar handtekening onder de tafel te zetten in een speciale regel. Hij zal dus de juistheid van de opgegeven informatie bevestigen.
Het laatste deel van de onkostennota is het afkapdeel. Het heeft een ontvangstbewijs van de accountant, dat hij invult nadat hij documenten van de werknemer heeft ontvangen die het bestede geld bevestigen. Op het afscheurgedeelte moet worden aangegeven:
- Gegevens over de werknemer (volledige naam).
- Rapportnummer en datum van uitgifte.
- Het bedrag in woorden dat aan de werknemer is verstrekt.
- Aantal rapportagedocumenten waaruit de kosten blijken.
Daarna zet de rekenplichtige de datum en handtekening. Het afneembare deel dient als bewijs van de ontvangen gegevens aan de werknemer te worden overhandigd.
