Zakelijke correspondentie is een integraal onderdeel van de workflow. Het is noodzakelijk om berichten op te stellen zodat het bij publicatie niet hoeft te blozen voor een vrije lettergreep en fouten. De brief aan zakenpartners moet een begroeting bevatten, to the point zijn en eindigen met een gedetailleerde handtekening.
instructies:
Stap 1
Als u niet weet wanneer de ontvanger de brief zal lezen, schrijft u in de begroeting "Hallo" of "Goedendag".
Stap 2
Kies een standaard lettertype en zwarte letters. Veelkleurige woorden zijn niet gemakkelijk te lezen, leiden de aandacht af en laten je de essentie van de tekst niet vatten. Als u een zin wilt benadrukken, schrijft u: "Ik vestig uw aandacht dat …"
Stap 3
Verwijs naar de persoon bij naam en naar de meerdere - bij naam en patroniem. Schrijf voordat u contact opneemt "Geachte …" Zakelijke correspondentie kan bij de directeur op tafel komen, dus het is beter om kleine en informele uitdrukkingen te vermijden.
Stap 4
Wanneer u uw partner aanspreekt, schrijft u de woorden "u", "u", "uw" met een hoofdletter. Als de brief aan meerdere personen is gericht, gebruik dan kleine letters.
Stap 5
De volgende tekst moet correct worden geschreven, in eenvoudige zinnen, zonder het gebruik van woorden die mogelijk niet bekend zijn bij de partner. Als de tekst technische termen of vreemde uitdrukkingen bevat, zorg er dan voor dat u deze ontcijfert.
Stap 6
Begin uw brief met een uiteenzetting van de essentie van het probleem en stel vervolgens interessante vragen.
Stap 7
Probeer 1/3 A4-vel in 12-type te passen. Omvangrijke berichten zijn moeilijk waar te nemen, ze worden niet tot het einde gelezen of hele zinnen worden overgeslagen. Als u veel moet communiceren, splits de informatie dan op in meerdere letters of voeg een bestand met een gedetailleerde beschrijving toe. Als de informatie belangrijk is voor de ontvanger, zal hij zeker de bijlage openen.
Stap 8
Schrijf aan het einde van uw zakelijke brief "Met vriendelijke groet, voor- en achternaam." Als de correspondentie per e-mail is, schrijf dan een handtekening die alle berichten vergezelt. Vermeld de volgende gegevens: - achternaam, voornaam, eventueel - patroniem; - functie; - naam van de organisatie; - adres; - telefoonnummer - werk en mobiel; - aanvullende informatie - slogan, wens etc., indien opgegeven door de huisstijl.
