De vrachtbrief, of formulier TORG-12, is een van de meest voorkomende primaire documenten. Een dergelijk document wordt gebruikt door bijna elk bedrijf dat handelsactiviteiten uitvoert, of het nu een grote leverancier of een kleine online winkel is.
Het belangrijkste doel van een vrachtbrief is om de verkoop van goederen aan een derde partij te documenteren. Het formulier, dat de afgekorte naam TORG-12 kreeg, werd goedgekeurd bij Decreet nr. 132 van de Staatsstatistiekencommissie van Rusland van 25 december 1998. Volgens de instructies van het ministerie van Financiën van Rusland wordt de vrachtbrief opgesteld in twee exemplaren, waarvan er één bij de leverancier blijft, d.w.z de verkoper van de goederen, en de tweede - van de ontvanger. Op basis van het TORG-12-formulier schrijft de verkoper de verzonden goederen af en voert de koper de boeking uit. Dit primaire document heeft een strikt gedefinieerde structuur en moet alle nodige details bevatten. In de kop van de vrachtbrief staat informatie over de afzender, ontvanger, leverancier en betaler: naam conform de samenstellende documenten, postadres en eventueel staat er dat de organisatie een structurele eenheid is. Bovendien moeten de datum en het nummer van de opstelling van het document worden vermeld. Het volgende is een tabel met informatie over de naam van het product, de hoeveelheid en de kosten. Beide exemplaren van het TORG-12-formulier moeten worden gewaarmerkt met de zegels van de organisaties en ondertekend door de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor deze zakelijke transactie. Vaak zijn er geschillen over welk document de leverancier moet opstellen bij het verzenden van de goederen: TORG-12 of een vrachtbrief (formulier T-1). Deze laatste bevat, in tegenstelling tot de vrachtbrief, een gedeelte over het vervoer waarmee het vervoer wordt uitgevoerd en over de kosten van deze dienst. In de praktijk stellen verkopers van goederen tijdens verzending meestal een TORG-12-formulier op, maar dit is niet altijd correct. Aangenomen wordt dat bij individuele afrekeningen voor bezorgdiensten de leverancier een vrachtbrief moet opstellen. Bijvoorbeeld wanneer een extern transportbedrijf betrokken is of de ontvanger de levering apart van de kosten van de goederen betaalt. Anders kan de kopende organisatie moeilijkheden ondervinden bij het berekenen van de inkomstenbelasting.
