Primaire documentatie omvat documenten die initiële informatie bevatten als gevolg van de implementatie van een zakelijke transactie. Het gaat onder meer om akten, betalingsopdrachten, rekeningafschriften, facturen, boekhoudkundige attesten, enz. Zonder dergelijke documentatie is boekhouding in de regel onmogelijk.
Het primaire document wordt opgemaakt met hetzelfde nummer als de zakelijke transactie. Zo wordt er een provisie voor afrekening en gelddiensten afgeschreven van de zichtrekening. Een uittreksel en een dwangbevel moeten op dezelfde dag worden afgegeven.
In de regel worden primaire documenten opgesteld op uniforme formulieren die zijn ontwikkeld door de Russische wetgeving. Maar niet alle formulieren zijn aanwezig; zo wordt er bijvoorbeeld een jaarrekening opgemaakt in welke vorm dan ook. Bij de registratie is het echter noodzakelijk om de verplichte informatie aan te geven: de naam en details van de organisatie, de naam van het document, de inhoud van de operatie, de namen van functies, de namen van werknemers, de lijst en het stempel van de organisatie.
Waarom heb je primaire documentatie nodig? Voornamelijk om alle lopende zakelijke transacties vast te leggen. Documentatie kan zowel intern als extern zijn. Intern is nodig voor de boekhouding en controle over alle bewegingen, het vaste activum wordt bijvoorbeeld in bedrijf genomen - er wordt een akte opgesteld, dat het primaire document is. Externe documentatie is nodig om samen te werken met leveranciers, klanten, u geeft bijvoorbeeld een factuur uit voor betaling aan een klant.
Er zijn ook primaire documenten over boekhouding en beloning, waaronder: opdrachten voor toelating en ontslag, personeel, vakantierooster en andere. Documentatie en boekhouding van vaste activa toewijzen; bijvoorbeeld OS-acceptatiecertificaat, inventariskaart en andere. De documentatie die wordt opgesteld voor de verantwoording van contante transacties bevat documenten zoals een voorschotmelding, een inkomende en uitgaande contante opdracht.
In sommige primaire documenten zijn correcties niet toegestaan, bijvoorbeeld in een afschrift van een betaalrekening of in een betaalopdracht. Maar facturen kunnen bijvoorbeeld correcties bevatten, maar daarnaast moet de handtekening staan van de persoon die de correctie heeft aangebracht, de datum en het stempel van de organisatie.
